朗读
各国土资源所、局各科室、局属各事业单位、分局：
《海盐县国土资源局综合档案室立卷归档制度》等六项档案管理制度已经局经局党政班子讨论通过，现印发给你们，请结合各部门、各单位实际，认真贯彻落实。
二00四年八月
海盐县国土资源局综合档案室立卷归档制度
土地管理档案是土地管理活动真实的历史记录，是土地所有权、使用权的凭证，是具有法律效用的国家的宝贵财富，是国家档案的重要组成部分。
为完整、系统的收集本局在各项活动中形成的公文、材料，提高归档的质量，使之能全面反映我局的工作情况和管理水平，从而能更好地服务于领导决策及业务工作的开展，特制订本局综合档案室立卷、归档制度。
一、归档范围
1、凡是反映本机关依法行政及党、政、工、团、妇等工作活动，有查考利用价值的文件材料、均属归档范围。
2、本机关的发文。
3、与本机关工作活动有关的上级党政机关、业务主管部门文件。本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。
4、本机关的请示及上级的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件，同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作往来中形成的材料。
5、本机关检查下级机关工作、进行调查研究形成的文件材料。
6、本机关检查下级机关工作、进行调研形成的文件材料。
7、本机关领导在公务活动中形成的信件、电报、讲话等材料及从外机关、参加会议带回的与本机关工作有关的（包括未经文书登记处理的）材料。
8、本机关召开的会议材料、决议、记要、记录等，上级机关召开的会议材料（特别是本机关成员发言或典型介绍材料）科技项目获奖材料等。
9、本机关的成立、合并、更改名称、机构设置、启用印章及历史沿革、大事记等材料。
10、本机关的干部任免、人员编制、调动、培训、聘任、干部名册、年报、录用、转正、定级、调资、退职、转业、病残、抚恤、死亡等材料及干部奖惩文件。
11、本机关干部职工的专业技术职称评定、晋升材料。
12、指导本机关工作的有关法规、政策等及本机关根据实际情况制订的有关规章、制度。
13、本机关举办的各种宣传活动、宣传月、业务技术培训的有关材料。
14、国家、乡镇村建设、农村私人建房、二户一体用地申请审批材料。
15、对人民代表提案的答复、群众来信、来访材料及检查、处理意见、立案查处材料。
16、土地登记、权属调查材料。
17、地籍测量的有关图纸、数据，土地利用、普查、资源调查材料。
18、土地统计年报、用地、监察、地籍等有关报表。
19、本机关基本建设中形成的报告、批复、预决算、图纸及添置设备、仪器等有关材料。
20、财务活动中形成的各类帐册、凭证、报表。
21、本机关在公务活动中、签订或参与签订的各种协议、合同、意向书等。
22、本机关工作活动中形成的照片、底片、声像材料，及储存有关信息的计算机光盘、软盘等。
二、归档时间
1、综合类档案，应在次年六月底前完成立卷，交局综合档案室。
2、财务类档案，由财务人员随时立卷，存放1—2年后交局综合档案室。
3、在各科室业务范围内产生的存档材料，由各科室负责人审定后，在次年七月底前完成立卷，交局综合档案室；农村地籍档案，应于次年六月底前完成立卷，交局综合档案室。
4、城乡地籍、土地登记、测量、土地利用、土地资源调查等土地基础工作，科技项目，在工作开展过程中应注意材料的收集和保管，在工作完成的同时， 就做好立卷归档，经验收合格后，交局综合档案室。
5、统计档案由分管统计员于次年四月底前完成立卷，交局综合档案室。
三、归档要求
1、应归档的土地管理文件材料，必须按照项目、专业、专题收集齐全，经过鉴定的具有保存价值的材料按其形成规律及有机联系加以系统整理，组成保管单位，并按照土地管理档案保管期限表填写保管期限及密级，归档材料要保证齐全、完整、准确、精炼。
2、归档文件材料用纸规格一般用A4，用碳素或蓝黑墨水书写，字迹要求工整，用装订线装订。凡不符合要求的由原经办部门或经办人员进行改进或复制。
3、凡移交档案一律要办理交接手续，填写“档案移交（接收）登记表”。
海盐县国土资源局综合档案室库房管理制度
档案库房是保护档案的最基本的物质条件，为了科学地管理库房，从而保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命，特制订本制度。
1、本局档案库房保管本机关文书、财务、统计、科技档案及土地管理活动中形成的全部档案。
2、切实做好防光、防潮、防火、防盗、防尘、防虫、防有害气体侵蚀及机械磨损等工作，最大地减少有害物质以档案的破坏，若发现问题，及时报告并抢救。
3、库房内必须具有良好的卫生环境和保持适当的温湿度，掌握库内外温湿度变化规律，采取相应措施，控制和调节库房温湿度（一般适宜的温度是
4、库房内严禁吸烟及存放任何杂物、并配备足够的灭火消防器材。
5、档案库房应配备足够数量和符合要求的档案柜架，档案案卷排列整齐有序。
6、档案库房由专职档案员负责管理，未经档案员允许任何人不得擅自进入库房。
7、认真做好安全、保密、清洁卫生工作。
8、对档案经常进行检查，清理核对，对破损或载体变质的档案及时修补、复制、保证档案的完整与安全。
海盐县国土资源局档案借阅制度
为加强档案管理，使本局档案更好地为各项工作服务，特制订本制度。
1、档案是历史的真实记录，是国家的宝贵财富，每个干部职工都有利用的权利与保护的义务。
2、凡本局工作人员因工作需要查阅档案，经档案员同意方可查阅；外单位人员来本局查阅档案的，必须凭单位介绍信及个人身份证，并说明利用目的，经档案室分管领导同意后才能查阅。
3、查阅档案需填写借阅登记簿及档案利用效果登记表，并限在本局档案室查阅。档案一般不借离档案室，本局工作人员如需要相关资料可复印，并将原件及时归还入库。
4、凡利用本局档案的单位、个人，必须爱护档案，严禁在档案上划线、标号、做标记、涂改、批注，不得抽取、拆散剪裁档案，不得遗失、泄密档案内容。
5、本局档案必须经同意后方可复印、拍照。
海盐县国土资源局综合档案室档案保密制度
为保守党和国家秘密，维护档案和档案秘密的安全，特制订本制度。
1、严格执行党和国家对保密和档案工作的法规及有关规定，确保档案的安全，防止失密、泄密。
2、非档案人员不提擅自进入档案库房，库房钥匙由专人保管使用。
3、接待和调阅档案时，要严格执行借阅和保密规章制度。
4、机密档案，严格登记和交接手续，未经批准不得自行扩大阅读范围，不私自摘录或公开引用，不得擅自翻印。
5、各种秘密文件、材料要定期清理、归档。若要销毁的文件材料，则须列出清单，经局领导同意后， 上交市档案局统一销毁。
6、档案人员应严格遵守保密纪律，定期进行安全检查，发现问题及时报告处理。
海盐县国土资源局档案统计制度
档案统计是档案工作的一项重要的基础工作，建立健全科学的档案统计工作能够正确反映档案工作的真实情况，为加强档案统计工作，保证档案工作质量，促进档案的科学管理，特制订本制度。
1、档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计、档案提供利用及其效果统计等。
2、建立统计台帐，设有档案收集、归档、借阅、利用效果等记录，做到家底清楚、帐目与实物相符。
3、统计数据与原始记录为依据，做到真实、准确、可靠。
4、准确及时、科学地编制档案工作情况，统计年报、按规定时间报市国土资源局及县档案局。
海盐县国土资源局
因公外出参观、学习、开会资料归交制度
本局职工受单位派遣外出学习、参观、开会是为工作开展的需要，因此其学习、参观、开会资料应归单位所有。为加强管理，更好地为土地管理事业服务，特作如下规定：
1、凡本局职工外出学习、参观、开会其所有新知识、新经验和所带回的图纸、资料等，都要交局档案室，不得私自留用和保管。
2、公出人员应及时将学习、会议印发、索取或购买的文件、资料、图书等归交档案室，如因工作需要经登记后再办理借阅或复制手续。
3、凡公费学习、参观者不归交相关资料，应进行批评教育，并酌情与有关部门经济责任制考核挂钩。
