各组团、余杭经济开发区党工委、管委会，各镇乡党委、政府，街道党工委、办事处，区级机关各部门：
　　《关于切实加强电子文件管理的实施意见（暂行）》已经区委、区政府研究同意，现予印发。请结合实际，认真贯彻执行。

中共杭州市余杭区委办公室
                         杭州市余杭区人民政府办公室
                          2011年6月9日

　　　　　　　　　　　　关于切实加强电子文件管理的实施意见（暂行）

　　为认真贯彻落实中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅《关于切实加强电子文件管理的实施意见（暂行）》（浙委办[2011]26号）精神，切实加强我区电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，经区委、区政府研究同意，现就加强电子文件管理工作提出如下意见：
　　一、充分认识做好电子文件管理工作的重要意义
　　本实施意见所称的电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。随着我区信息化推进工作的深入，办公平台、业务系统及政府网站等快速普及和推广，电子文件呈现出快速增长和广泛普及之势，已成为社会的重要记录形式，给政治、经济、文化和社会生活带来广泛而深远的影响。加强电子文件管理已成为信息时代必须解决的一个重要课题。目前我区电子文件管理总体情况是好的，但一些单位对电子文件管理的重要性认识不足，以及管理不科学、不规范等问题仍然存在。这些问题直接影响电子文件的长期保存和有效利用。因此，各单位必须从全局和战略的高度，充分认识做好电子文件管理工作的重要意义，把这项工作作为一项重要和长期的任务来抓，切实加强组织领导，明确责任分工，采取有效措施，科学规范地做好电子文件管理工作，保证电子文件的真实可靠、充分共享和长久保存，为促进经济社会发展作出积极贡献。
　　二、总体要求和基本原则
　　（一）总体要求：深入贯彻落实科学发展观，认真执行电子文件管理的有关法律法规和国家、省、市有关文件规定，根据国家信息化发展规划和我区办公自动化建设实际，坚持统筹协调、统一标准、全程管理、共享利用和安全保密的原则，采取切实有效手段，逐步建立和完善电子文件形成和办理制度、电子文件归档和登记备份制度、电子文件的安全保密和保管利用制度，切实提高电子文件管理工作服务经济社会发展的能力和水平，为深入实施“六大发展战略”、创新社会管理、共建共享最适宜居住的“品质之城、美丽之洲”发挥积极作用。
　　（二）基本原则：
　　1.统筹协调原则。建立电子文件管理的相关协调机构，结合实际，明确职责，落实分工，根据国家电子文件管理总体规划，对电子文件管理工作实行统筹协调、统一管理。
　　2.统一标准原则。根据电子文件管理国家标准体系，统一工作制度，统一标准规范，切实推进电子文件管理的规范化、科学化。
　　3.全程管理原则。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等环节实行全过程管理，记录并保存反映电子文件运行过程的元数据信息，确保电子文件始终处于受控状态。对具有保存价值的电子文件要实行集中管理。
　　4.共享利用原则。建立健全电子文件利用服务制度，推进电子文件在规定范围内的分层次、分类别共享利用。
　　5.安全保密原则。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
　　三、工作要求
　　（一）加强电子文件管理的统筹协调。
　　电子文件形成单位应负起管理职责，建立制度，落实分工，加强单位内部的组织协调与配合，进一步推动全区电子文件管理工作的规范化、科学化。明确单位内部文秘与业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责电子文件的归档管理和登记备份；信息技术部门负责网络、设备与应用系统的技术支撑；密码管理部门负责电子文件系统的加密技术选用方案审批和系统的密码管理；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。
　　（二）规范电子文件的形成与办理。
　　1.电子文件形成单位要研究制定本单位的电子文件管理工作规范，对电子文件形成、办理、归档等各个环节的工作流程实行科学管理。要进一步完善全区综合办公平台，改进信息报送和公文流转系统，使其满足文秘、业务、档案、信息化、保密等部门的功能需求，按照《基于ＸＭＬ的电子公文格式规范》（GB/T19667）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《信息处理—文本与办公系统办公文件体系结构（ODA）和交换格式》（GB/T15936）等规范要求，对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制。
　　2.电子文件在形成和办理过程中，应采取相应技术（版式文件技术或者标准文件格式模板）使之具备国家法律法规规定的原件形式，有效表现所载内容并可供调取查用。电子文件在传输、交换过程中，要采取可靠的数据加密技术和压缩技术，保证其内容的安全、可读。电子文件在形成、传输、交换和办理中，应该标识其涉密属性（绝密、机密、秘密）或者公开属性（对外公开、依申请公开、不公开）。
　　3.各单位应保证电子文件的真实性。办公信息系统及电子文件管理系统应当提供严格的身份识别与操作权限控制，对于操作的数据范围进行读、写控制。设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间和内容等。电子文件应采用防错漏、防调换和防更改标记。电子印章等应采取防止非法使用的措施。
　　4.各单位应保证电子文件的完整性。采取相应的技术措施采集电子文件的内容信息、背景信息、结构信息和元数据，注意在电子文件传输、迁移、转存、载体转换时及时传输、迁移、保存、输出其链接、嵌入、关联对象的全部信息。电子文件形成人员应及时对修改的重要文稿进行逻辑归档和物理归档。
　　5.各单位应保证电子文件的有效性。根据电子文件的类型和特点，注明文件格式、软硬件环境、相关数据及参数。电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。定期对备份的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取措施，并根据软硬件升级情况适时对电子文件进行迁移作业。
　　6.各单位应保证电子文件的安全性。建立电子文件安全管理制度，适当选用加密技术，并采用断开或防火墙技术将内部传输网络与外部互联网进行可靠隔离，保证电子文件传输过程的安全性。重视做好电子文件形成办理信息的留存，办公信息系统形成电子文件应同时记录起草、审修、报批、印发、归档等全过程信息。建立电子文件流转办理过程的登记备案制度，对电子文件流转过程进行有效标示，并及时做好电子文件及其重要修改文稿的逻辑归档和物理归档，切实保证电子文件安全。
　　（三）建立完善电子文件的归档和登记备份制度。
　　1.电子文件管理协调机构要加强对各单位的工作指导，推动电子文件形成单位按照国家统一分类标准和归档范围，明确电子文件的归档和保管期限。对一般电子文件归档采用定期归档，定期归档应在第二年6月底前完成。对全区和社会具有重要保存价值的电子文件，在做好归档工作的同时，要按照省委办、省政府办《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号）的要求，向区档案局进行登记与备份。
　　2.电子文件的归档应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的要求。归档的电子文件应包括电子文件的版式文件、签发文本和附件、文件处理单、领导审阅签批意见、重要文件的历次修改稿以及有关电子文件的元数据。归档电子文件与元数据应符合《基于XML的电子公文格式规范》（GB/T19667）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）等的规定，并按照《基于XML的电子文件封装》（DA/T48-2009）进行封装。归档电子文件的目录应符合国家有关标准规范。具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件，应当转化为纸质文件或缩微胶卷同时归档。
　　3.归档电子文件的存储除采用配备存贮容量大、处理能力强、安全性能较高的在线存储方式外，还应同时将归档的电子文件拷贝到脱机载体进行脱机保管，一式三套，一套封装保管，一套供查阅使用，一套送区档案局备份保存。电子文件载体保管应满足国家有关规定要求。
　　4.归档电子文件的整理和数据结构应符合国家档案管理的有关要求。使用光盘归档的必须符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）的要求。
　　5.电子文件保管期限结束后，电子文件形成单位要将具有保存价值的电子文件及其元数据移交区档案局负责保管。对有接收时限要求的电子文件，各级单位要按照规定时限向区档案局移交。
　　（四）建立健全电子文件保管利用服务制度。
　　1.电子文件形成单位和区档案局要加强电子文件的保管，按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、国家与省信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立电子文件管理信息系统与信息内容的安全保密防护管理制度，配备必要的设施设备，执行严格的电子文件安全保密管理制度。
　　2.区档案局作为电子文件归档管理的主管部门，要按照电子文件管理和档案管理工作要求，推进各类电子文件归档、移交和档案管理工作。区档案局要进一步加强信息化建设，加快成立电子文件和数字档案等级备份中心，负责接收和保管接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，依法提供利用，并负责区内形成的对国家和社会具有重要保存价值的其他电子文件和数字档案的登记备份工作。有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立电子文件异地备份库。在电子文件数据备份的同时，做好归档电子文件的纸质或缩微的异质备份以及异地备份。
　　3.建立和完善电子文件利用服务的有关制度。区档案局要在不违反国家和省有关规定的前提下，采取有效措施努力满足人民群众的信息资源共享需求，对属于党务、政务公开范围的电子文件的利用，应当按照党委的相关规定和《中华人民共和国政府信息公开条例》执行；其他电子文件的利用，按照国家有关档案、保密、信息安全、知识产权保护等法律法规有关要求，在规定范围内提供利用；在提供利用的同时采取有效措施保护电子文件安全、不受损害。电子文件形成单位和区档案局应当为利用者提供真实、可靠的电子文件，并提供方便、快捷的利用服务，促进信息资源共享。
　　4.电子文件的销毁参照国家关于档案销毁的有关规定执行，在履行有关审批手续后实施。
　　（五）涉密电子文件的全程管理及销毁应当按照国家有关保密法律法规的规定执行。区保密局要根据国家有关涉密电子文件管理的规定，认真抓好落实，确保涉密电子文件管理安全。涉密电子文件应当在涉密信息系统上存储、处理和传输。严禁将秘密电子文件复制、传输到非涉密信息系统和信息设备中。高密级的涉密文件不得在低密级的信息系统中存储、处理和传输。
　　四、组织领导
　　（一）加强组织协调。成立区电子文件管理工作协调小组，成员单位由区委办、区政府办、区发改局、区财政局、区建设局、国土余杭分局、质监余杭分局、区档案局、区保密局、区信息中心组成，负责组织协调和监督检查全区电子文件管理工作，研究制定我区电子文件管理方针政策，审定我区电子文件管理规章制度、重大项目方案，研究解决全区电子文件管理中的其他重大问题。协调小组下设办公室（设在区委办），承担电子文件管理日常工作，负责全区电子文件管理工作的组织、指导与监督检查。各级各部门要建立相应的组织协调机构，进一步加强力量、充实人员，做好本单位电子文件管理工作的组织、指导与监督检查工作。各有关部门要认真按照职责分工，认真落实本部门承担的各项工作任务，强化工作协作，形成工作合力，共同做好电子文件管理工作。
　　（二）加大政策、资金等方面的保障力度。要加强政策引导和做好建章立制的工作，推动电子文件管理有法可依，逐步走上法制化轨道。区委办、区编委办和区财政局要根据有关文件精神，研究出台政策、编制与资金等方面的相关保障措施。各单位要加大投入力度，确保开展电子文件管理工作所需的设备设施投入与工作人员费用开支，为电子文件管理工作提供必要保障。各协调机构要加强对电子文件管理技术和业务的研究，加大电子文件管理与相关知识技能培训，提高电子文件管理水平。
　　（三）加强电子文件管理的监督考核工作。由区电子文件管理工作协调机构会同有关单位制定我区电子文件管理工作的考核办法，建立有效的督察工作机制，完善相关办法，明确督察内容，适时组织开展督察工作，推动工作落到实处。
　　（四）严格奖惩措施。对在电子文件管理工作中取得突出成绩的单位和个人，给予表彰奖励。对电子文件管理不符合真实、完整、可用和安全保密要求的，不按照规定移交或者接收电子文件的，不按照规定提供电子文件的，损毁、丢失、篡改、伪造电子文件的单位和个人，视情由负责电子文件管理的部门责令期限整改，情节严重的，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他责任人员按照有关规定给予相应的处分。对擅自提供、复制、公布、销毁电子文件的，擅自出卖电子文件以及玩忽职守，造成电子文件损失的单位和个人，除按规定责令整改和给予相应处分外，涉嫌犯罪的，依法追究刑事责任。
　　（五）加强对电子文件管理工作的研究和宣传动员。各镇乡（街道）和有关部门要高度重视电子文件管理工作，加强工作规律研究，提高工作水平。组织开展电子文件管理基础数据调查工作，深入了解和分析电子文件管理的应用需求，推动电子文件管理工作加快发展。要广泛开展宣传动员，大力宣传加强电子文件管理工作的重要意义。电子文件管理工作协调机构要通过开办电子文件管理知识讲座、开展知识培训等多种形式，向广大干部群众普及和宣传电子文件管理知识，努力在全区营造共同关心、共同参与的良好氛围。
　　本意见自下发之日起实施，由区电子文件管理工作协调小组办公室负责解释。