关于印发《浙江省机关数字档案室建设规范

（试行）》的通知

 

                                                                                                    2010/01/25      

浙档发〔2009〕55号

各市、县（市、区）档案局（馆），省直各单位：

为加强我省机关数字档案室的规范化建设，我们起草了《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》，现印发给你们，请结合实际遵照执行。

浙江省档案局

2009年9月28日

浙江省机关数字档案室建设规范（试行）

第一章  总  则

第一条  为加强和规范全省机关数字档案室建设，加快机关档案信息化进程，推动我省档案事业可持续发展，根据国家和省档案信息化的有关规定并结合我省实际，特制定本办法。

第二条  本办法所称数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。

机关数字档案室建设应以档案目录数据库和全文数据库为基础，以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体，以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点，以机关各类档案信息资源（包括业务电子数据）的规范管理和有效利用为目标。

第三条  各机关应高度重视档案信息化建设，把档案信息化建设纳入机关信息化建设总体规划，积极为推进数字档案室建设创造条件。

 

第二章  基础设施建设

第四条  基础设施建设包括硬件设施建设、软件系统建设和网络系统建设。

各机关应本着满足现阶段需要并适当超前的原则，充分估算所需档案存储数据容量、数据操作强度和网络访问量，在选用硬件设备、软件系统和建立网络架构时，适当为今后设备扩充、系统升级和网络扩建留有一定余地。

第五条  硬件设施建设

（一）服务器。用于满足数字化档案管理的海量存储、海量查询和按需扩展的弹性部署需求，具有高可靠性、高性能、高吞吐能力、大内存容量等特点，为各用户端的访问提供各种共享服务的计算机。

（二）终端机。用户用于访问服务器或进行档案数字化处理的终端设备，一般为个人计算机。

（三）扫描仪。用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理配置不同规格的扫描仪。对于工程、产品设计单位，一般应配备大型扫描仪；需要批量扫描的单位，一般应配备具备自动进纸功能的扫描仪，以提高扫描工作效率；扫描纸张质量较差或珍贵的档案，一般应采用平板扫描仪，以保护档案原件。

（四）光盘、磁带等备份设备。用于纸质、数码照片、多媒体档案数字化的备份。

（五）UPS（不间断）电源。用于终端机和服务器等数字设备的断电保护，使数字设备在断电之后仍能正常运行，提升系统运行的稳定性、可靠性。

（六）打印机。用于各类档案目录和图文的输出。

第六条  软件系统建设

（一）操作系统。选择运行稳定、安全可靠、与硬件选型相匹配的主流操作系统。

（二）扫描软件。使用扫描仪自带或其他扫描软件，并根据需要采用Photoshop等图像处理软件进行后期处理。

（三）档案管理应用平台。根据数字档案室设计要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案查询利用系统等，构建符合本单位实际、功能齐全、扩展性好、安全可靠、后期维护有保障的档案管理应用平台。档案软件系统应同时具备对档案目录数据和全文数据的采集、加工、管理和利用等基本功能。

第七条  网络系统建设

（一）档案数据网络。应配备高性能的符合信息安全要求的网络设备和设施，建设档案数据网络进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网络应相对独立，与外部网络实现物理或逻辑隔离。

（二）数据交换。档案数据网与办公网、业务网的数据交换应分层授权，专人负责，保证数据的安全。各单位应积极搭建安全、稳定、高性能、跨平台、跨系统、跨应用的信息交换平台，从而实现应用数据交换的快捷、方便、安全，并且具有良好的稳定性、安全性及可扩展性。

 

第三章  档案数字化建设

第八条  机关档案室应建立面向全部室藏档案的符合标准的档案目录数据库、常用和珍贵档案全文数据库和归档电子文件数据库，集中存储并管理数字档案数据信息。

（一）根据《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》和《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的规定设计著录项目，建立档案案卷级、文件级目录数据库。

（二）根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和国家、省制发的电子文件归档管理的规定，建立健全电子文件归档管理体制和责任体系，采取相应的技术手段和管理措施，逐步实现电子文件形成、处理、积累、归档的一体化管理，确保各种类型电子文件完整归档。档案数据量大、种类丰富的单位可以区分类型建立数据库，分别存储文本型、图像型、图形型、音频型、视频型、数据型、程序型等归档电子文件数据。归档电子文件数据应与其目录数据进行有效挂接。

（三）归档电子文件的数据格式建议为：文字型电子文件推荐采用XML、PDF、RTF、TXT、DOC、XLS格式；图像型电子文件推荐采用TIFF或JPEG格式；音频型电子文件推荐采用MP3或WAV格式；视频型电子文件推荐采用MPEG或AVI格式；CAD文件建议采用DXF、DWF格式。其他类型的电子文件推荐采用相关标准或通用格式。

第九条  机关档案室应有计划地采用成熟的数字化技术，对室藏各类传统载体档案进行数字化加工。

（一）纸质档案按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）和《浙江省省直单位纸质档案数字化化实施细则》等有关规定进行数字化加工。

（二）照片、录音、录像、实物等档案的数字化技术规范由省档案局另行规定。

第十条  档案数字化加工的范围和顺序按室藏档案的重要程度、利用频率等情况确定，并分步进行。

有条件的地区可由国家综合档案馆对列入进馆范围的各机关档案进行统一数字化加工，并复制一套数字化成果给原单位使用。

第十一条  机关可根据需要建立职务任免、职称评定、各类荣誉、新闻媒体报道、论文著作、编研成果等常用专题索引数据库和本行业实用的专题数据库。

第四章  数据管理和利用

第十二条  各机关应加强数字档案室建设的安全管理，指定专人负责档案数据的安全工作。

（一）数据入库。电子档案及其目录数据应进行真实性、完整性、有效性鉴定，确认达到相应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。

（二）数据修改。入库后的档案数据一般不能修改。入库数据有错误确需修改的，应形成书面报告，按相关制度规定的程序进行批准后方能修改。

（三）数据备份。电子档案及目录数据至少应制作三套脱机备份，一套封存，一套异地保存，一套提供利用，并定期进行更新备份。有条件的机关，建议采用双机热备份加磁盘阵列存储管理。

各机关应按照档案行政管理部门的要求，向国家综合档案馆报送列入登记备份范围的档案数据（包括各类电子文件和档案数字化成果）。

（四）数据删除。入库数据不能随意删除。经鉴定确无保存价值的档案数据，按相关制度规定的程序审批同意后，按要求删除数据。删除数据操作应形成纸质记录并存档。

第十三条  在本机关局域网络、专用网络或其它安全网络内应实现非涉密数字化档案信息在线查询利用；根据需要提供电子邮件或其他通讯方式的非在线查询利用。

第十四条  应通过日志等手段建立网上查询利用记录，对档案查询利用进行全程监督。

第十五条  编制提供本机关基础数字、重要工作和重大事件等电子编研成果，通过办公网络提供档案信息服务。

 

第五章  制度建设

第十六条 根据国家及省已有的规定，各机关应建立健全本机关的数字档案室管理制度，具体包括电子文件归档与管理办法、档案数字化技术标准、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴定销毁制度等部分。以上制度应由机关档案部门根据实际需要提出，可根据需要形成一个制度，也可分别形成多个制度，按有关程序以正式文件的形式颁布实施。

第十七条  电子文件归档与管理办法。明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法和质量要求等。

第十八条  档案数字化技术标准。明确本机关各种门类、载体档案进行数字化的具体要求，针对不同载体形式的档案逐一制定，具体应包括需要数字化的档案门类、数字化的范围、技术标准等。

第十九条  档案安全保密制度。明确规定电子档案安全管理职责要求、措施方法，网上利用权限的划分标准以及档案阅读使用范围等。

第二十条  档案数据网上查询利用制度。明确规定网上查询利用档案的范围，查询利用的程序方法及安全要求。

第二十一条  档案数据管理维护制度。明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法。

第二十二条  电子档案鉴定销毁制度。明确规定电子档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。

 

第六章  附则

第二十三条  本规范适用于浙江省各级机关，各企业、事业单位可参照执行。

第二十四条  本规定由浙江省档案局负责解释。

第二十五条  本规定自印发之日起执行。