为促进公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》和《浙江省人民政府关于贯彻执行〈国家行政机关公文处理办法〉的意见》（浙政发〔2001〕5号），制定本规则。 

　　一、关于公文种类 

　　（一）在继续保留现行的命令（令）、决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、会议纪要的基础上，增加“意见”文种。 

　　（二）“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。既可作上行文，也可作下行文或平行文使用。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，发文机关应当明确下级机关是否照此执行或参照执行；文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文时，提出的意见供对方参考。 

　　（三）“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。 

　　二、关于文件分类 

　　（一）市政府“乐政”字号文件和市政府办公室“乐政办”字号文件，用于上行文。 

　　（二）市政府“乐政发”字号文件和市政府办公室“乐政办发”字号文件，用于普发范围的下行文。 

　　（三）市政府“乐政函”字号文件和市政府办公室“乐政办函”字号文件，用于部分或个别单位受文的下行文或平行文。 

　　（四）市政府“乐政干”字号文件，用于任免干部通知。 

　　（五）市政府和市政府办公室内部明电，主要用于发布紧急公文和会议通知。 

　　（六）市政府会议纪要，分为《常务会议纪要》、《市长办公会议纪要》和《专题会议纪要》，不编字号，分别编顺序号，用于记载、传达各种会议情况和议定的事项。 

　　（七）市政府办公室党组“乐政办党组”字号文件，用于以市政府办公室党组名义制发的文件。根据文件内容使用相应文种。 

　　（八）《乐清市人民政府办公室抄告单》，不编字号，编顺序号，主要用于简要答复各乡镇人民政府、市政府直属各单位的请示事项，或不宜原件复印的市政府领导批示的事项。 

　　（九）《乐清政办通报》，不编字号，编顺序号，主要用于摘要印发市政府领导在全市性重要会议上的讲话，以及其他需要各乡镇人民政府、市政府直属各单位周知的文稿。 

　　（十）市政府和市政府办公室“乐政”、“乐政办”、“乐政发”、“乐政办发”、“乐政函”、“乐政办函”、“乐政干”、“乐政办党组”字号文件，落款处加盖印章（市政府议案盖市长签名章），不再印注发文机关名称，并按行文关系标注主题词（市政府议案不标注主题词）。会议纪要、抄告单、乐清政办通报、内部明电不盖印章，也不标注主题词。 

　　（十一）市政府和市政府办公室普发文件的主送机关为“各乡镇人民政府，市政府直属各单位”。抄送机关一般按党委、人大、政协、军队、法院、检察院、群众团体、民主党派、事业单位、企业单位的顺序排列。 

　　三、关于公文格式 

　　（一）涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定标明秘密等级和保密期限。保密期限在1年及1年以上的，标注为“×密★×年”；保密期限在1年以内的，标注为“×密★×个月”；保密期限为长期的，标注为“×密★长期”；保密期限未作规定的，标注为“×密”，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。 

　　（二）“绝密”、“机密”级的公文应当标明份数序号。份数序号位数根据公文的份数确定，一般编6位数，从“000001”号起编。 

　　（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中内部明电应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。除内部明电外，公文已标明紧急程度的，标题中不再标注“紧急”字样；标题中出现“紧急”字样的，则不再标注紧急程度。 

　　（四）公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。秘密等级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行。紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 

　　（五）发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。 

　　（六）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。 

　　行政机关之间联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级和相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。 

　　（七）上行文应当标注签发人姓名，“请示”、“意见”还应在附注处注明联系人的姓名和电话。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。联合上行的文件，应当标注签发人、会签人姓名。 

　　（八）公文标题一般应当标明发文机关，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 

　　（九）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 

　　联合上行的文件，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。 

　　（十）成文时间以领导人签发的日期为准。如领导人签批后，因故不能及时行文，时间耽搁超过20天的，成文时间可由承办单位确定。 

　　（十一）“附注”的位置在成文日期和印章之下，空一行左空两字标注。 

　　（十二）印发机关为行政机关的办公室或文秘部门。如发文机关未设专门的办公室或文秘部门，也可标识发文机关。 

　　（十三）版记应标注在公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。 

　　（十四）公文采用国际标准A4 型纸张，双面印刷。公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28字。 

　　张贴的公文用纸大小和排版格式，根据实际需要确定。 

　　四、关于行文规定 

　　（一）行政机关的公文，是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。行文要讲求实效，力戒形式主义和文牍主义。