临海市电子文件和数字档案登记备份工作

领导小组办公室文件

 

 

临登备办〔2012〕3号

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关于印发《临海市档案登记备份中心

保管利用制度》等七个制度的通知

 

临海经济开发区、东部区块党工委和管委会，临海港区管委会，各镇党委和政府，各街道党工委和办事处，市委各部门，市级国家机关各部门，在临各直属单位，市属各企事业单位，各人民团体：

现将《临海市档案登记备份中心保管利用制度》、《临海市档案登记备份中心鉴定销毁制度》、《临海市档案登记备份中心统计制度》、《临海市档案登记备份中心保密制度》、《临海市档案登记备份中心工作人员岗位职责》、《临海市档案登记备份中心机房管理制度》、《临海市档案登记备份中心工作流程》等七个制度印发给你们，请遵照执行。

 

临海市电子文件和数字档案

登记备份工作领导小组办公室

2012年 3月27日

临海市档案登记备份中心保管利用制度

 

为保障临海市档案登记备份中心数字资源的安全，特别是电子文件与业务数据的完整性、原始性和可用性，保证数据的可读性和可恢复性，特制订本制度。

一、存放数字档案资源的光盘库和存储在线备份数据的机房，应按照国家有关光盘管理和机房建设的要求提供适宜的保管和存储条件。

二、数字档案备份光盘每满4年，在线备份数据包每满1年，须进行一次抽样机读检验，由原权属单位启封后进行抽样机检，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

三、档案登记备份形成的DVD光盘或在线备份数据包，仅限于被登记备份单位利用。未经许可，其他人不得启封、使用。（这里所指的利用主要是指真实性认证与数据恢复，下同。）

四、凡利用备份数据包或备份光盘，必须履行登记手续。利用单位需填写利用申请表，经分管领导签字同意，并加盖公章；由档案登记备份中心审核盖章后方可利用。

五、脱机光盘利用由保管利用科根据档案登记备份中心认可的利用申请表提供利用；在线备份数据包由档案登记备份中心提供利用。同时应做好利用效果登记和反馈工作。

六、凡在利用数字档案备份过程中，造成数字档案损失的，应按《档案法》及有关规定严肃处理。  

临海市档案登记备份中心鉴定销毁制度

 

一、档案登记备份中心在与各单位签订的登记备份协议中，对备份件的鉴定销毁工作应作出规定。

二、对没有保存价值的备份件，经鉴定小组鉴定后，可以销毁。

三、鉴定小组由档案登记备份中心与相关单位的档案人员组成。

四、在销毁前，要编造清册，撰写报告，报经有关领导批准。

五、对在机的备份数据的销毁采取物理删除的方法，对脱机的备份数据的销毁采取格式化有关载体、或粉碎载体等方法。

六、销毁备份件时，必须指定销毁人和监销人。销毁后，在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁的具体日期，并签名盖章以示负责。

 

临海市档案登记备份中心统计制度

 

一、登记备份中心对接收的电子文件、数字化档案及电子业务数据，要办理交接手续，列出清单，注明单位、载体及容量等，以便统计。

 二、要建立利用登记簿，开展服务登记，以便及时进行统计。

三、要建立鉴定销毁清册（登记），以便进行统计。

四、在进行登记的基础上，每月、每半年、每年都要进行一次统计。

五、及时将统计结果向有关领导汇报。

 

临海市档案登记备份中心保密制度

 

 一、认真学习贯彻执行《保密法》及有关保密工作制度、规定，不断增强保密法律意识，确保档案登记备份秘密的安全。

二、严格把好加密关，各单位要对电子业务数据先打包加密，再移交到档案登记备份中心备份。

三、对电子文件与数字化档案，各单位要严格将涉密件与非密件分开管理，对涉密件单独打包、加密，再移交到档案登记备份中心备份。

四、档案登记备份中心以为被备份单位提供认证及数据恢复为目的，不提供一般的查阅服务。

五、严禁非备份单位触动备份单位的备份数据。

六、非档案登记备份中心工作人员未经批准不得随意进入中心机房及光盘库房。

七、如有失、泄密事件发生，必须及时向有关领导汇报，立即采取补救措施，并严肃查处。

 

临海市档案登记备份中心工作人员岗位职责

 

一、宣传贯彻档案法律、法规以及电子文件和数字档案登记备份工作的有关政策，制定电子文件和数字档案登记备份工作计划和规章制度，并组织实施。

二、负责受理各单位电子文件和数字档案，办理有关审核、反馈等手续，重点做好本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和数字档案的登记备份。

三、参与对各机关企事业单位档案数字化与电子文件、电子业务数据整理工作的指导，为登记备份工作打好基础。

四、在电子文件和数字档案形成单位发生档案安全事故、真实性纠纷等情况时，经形成单位申请，提供档案数据恢复和可靠性认证服务。

五、负责电子文件和数字档案登记备份工作人员的业务培训。

六、按照国家保密工作的相关规定，负责做好登记备份电子文件和数字档案的保密工作

七、承办领导交办的其他工作。

 

临海市档案登记备份中心机房管理制度

 

一、机房应防尘、防静电，常年保持整洁、整齐，做到进门换鞋，设备无尘、排列正规、布线整齐、仪表准确、工具就位、资料齐全。

二、工作现场不得存放私人物品，机房内不得带入各种食品。机房门内外、通道、路口、设备前后和窗口附近，均不得堆放物品和杂物，要做到无杂物、无垃圾、无污水，以免妨碍通行和工作。

三、机房温湿度应符合相关维护规范及技术标准，发现温湿度异常，应及时通知相关部门。要做到“四防”：防强电、防火、防水、防鼠，确保机房安全。

四、中心工作人员要爱护机器设备，确保不受损坏。未经机房主管人员同意，其他人不准自行使用、移动和调换设备。对机房的网络设备及其他辅助设备定期进行检查，发现故障及时检修，并要登记、报告。因违章作业所造成事故损失的，要按责任事故处理。

五、工作人员要保管好用户名和操作口令密码，严格遵守保密规定，因泄漏用户名和操作口令密码所造成事故损失的，要按责任事故处理。

六、机房是重点消防安保单位。机房工作人员应定期检查所配备的消防器材，如有问题应及时联系解决。工作人员必须严格遵守机房的安全、防火制度。严禁将易燃、易爆物品带入机房。严禁在机房内吸烟。发现火警情况应立即报警，并切断电源，用灭火设备扑救。

七、机房内的一切公用物品（包括低值易耗品、软件及资料）未经许可一律不得私自挪用和外借。外单位需借出设备及物品，应有单位证明和经手人签名的借条，经主管领导批准后，机房工作负责人才能开具放行条。

 八、外来参观或因临时性工作需要进入机房，必须经有关领导批准，及时记录，并有中心管理人员在场。未经批准，非工作人员不得进入机房。严禁在机房内游艺或进行非业务活动。未经许可一律不准触碰开关和设备。

九、下班时，要做好交接班记录，要对所有计算机的电源进行细致的检查，该关的要切断电源，离开时察看灯、门、窗、锁是否关闭。

十、工作人员应随时监控动力、UPS、精密空调、温湿度、漏水、消防等机房环境，不得擅自离岗，并做好日志记录。

 

临海市档案登记备份中心工作流程

 

一、调研沟通

登记备份档案中心到各相关单位调研，与单位沟通商讨登记备份工作事宜，各单位通过在线或脱机的方式填写《各单位档案管理情况登记表》，报档案登记备份中心审核确认。

二、签订协议

协议主要就保密要求、备份传输网络、备份策略、保管方式、资源利用方式、鉴定销毁等进行明确规定。

三、报送传输

各相关单位规范整理待备份数据、打包，并填写《电子文件和数字档案备份情况表》和《档案备份数据移交、接收检验表》，通过在线或脱机的方式一并报送登记备份中心。数据脱机报送要刻成光盘。

四、中心受理

档案登记备份中心接到相关单位报送的表格和数据后，必须对表格与数据进行审核，审核表格规范性，对数据及载体进行技术检测，确保数据与载体有效、完整、规范，确保数据与表格所载的一致，然后填写《档案备份数据移交接收检验表》里的相关栏目，加盖公章。一式两份。一份给移交单位，一份由档案登记备份中心留存。

 

 

 

主题词：登记备份  制度  通知

临海市档案登记备份工作领导小组办公室   2012年3月27日印发