各市、县 (市 、区)档案局、档案馆,省档案馆,省 直各单位:

为规范我省党政机关电子公文归档与电子档案管理工作，我局制定 了 《浙江省党政机关电子公文归档与电子档案管理暂行办法》,现印发给你们请遵照执行。

                                                                                                                                                       浙江省档案局

                                                                                                                                                     2019年9月18日

浙江省党政机关电子公文归档与电子档案管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为规范我省党政机关(以下简称“机关”)电子公文归档与电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用和安全，根据《党政机关电子公文理工作办法》《电子公文管理暂行办法》《机关档案管理规定》《电子公文归档与电子档案管理规范》和《电子档案移交与接收办法》等规定，结合我省工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于机关非涉密电子公文的归档与电子档案的保管、利用和移交等工作，其他单位可参照本办法执行。

第三条 本办法所称电子公文是指以电子字形式拟制、办理、管理的党政机关公文。

本办法所称电子档案专指归档后的电子公文。

本办法所称元数据，是指描述电子公文和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。

第四条 电子公文归档与电子档案管理过程中应遵循其形成和利用规律，坚持“统一管理、全程管理、准确规范、便于利用、安全可靠”的原则。

第五条机关应建立电子公文归档与电子档案管理制度，明确职责分工，切实做好电子公文归档与电子档案保管、利用和移交等工作。

机关公文办理部门负责电子公文收文、发文办理完毕后的整理归档(以下简称“预归档”)；机关档案部门负责电子档案保管、利用和移交工作，对本单位电子公文系统预归档模块和电子档案管理系统的建设提出要求；机关信息化部门负责为电子公文归档与电子档案管理提供技术支持和保障，根据档案管理需求开发建设电子公文系统预归档和交换模块，做好与电子档案管理系统的技术对接。

第六条各级档案行政管理部门负责本行政区域内机关电子公文归档与电子档案管理工作的监督指导；各级国家综合档案馆负责对本级机关移交的重要电子档案进行接收和各份，并对同级机关电子档案移交进馆工作提供技术指导。

有条件的地方可由国家综合档案馆建设统一的电子公文归档、交换与电子档案管理平台，实现馆室一体化管理。

第二章 电子公文归档

第七条 电子公文归档是电子公文办理的重要组成环节。机关部门和个人不得将应归档电子公文据为已有或拒绝归档。

电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性，归档前由机关电子公文办理部门负责，归档后由机关档案部门负责。

第八条 电子公文的文件材料归档范围和档案保管期限表，可参照纸质文书文件材料的归档范围和档案保管期限表执行。

第九条 机关电子公文办理部门和档案部门在开展归档工作前，应先做好归档配置准备，并依托电子公文系统、电子档案管理系统等自动或半自动地开展电子公文的初步整理与组件、数据交换、清点与技术检测、数据导入、归档登记等工作，具体流程见图1：

1.归档配置准各。机关档案部门应根据本单位的档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表，在电子公文系统预归档模块中预先配置好电子公文的档案门类代码、保管期限和机构(问题)代码、元数据及组成材料等归档要素。

2.初步整理与组件。机关电子公文办理部门应在电子公文完成收文办理或发文办理后及时收集并整理归档，形成ZIP格式的归档信息包(存储结构详见附件1)，并对归档信息包的规范性、材料完整性等进行技术预检测。

3.数据交换。机关电子公文办理部门通过在线或离线方式将归档信息包交换到电子档案管理系统。在数据交换过程中，应通过时间戳、电子签名、数字摘要等技术手段确保归档信息包的完整可靠性。

4.清点与技术检测。机关档案部门应通过电子档案管理系统及时接收归档信息包，清点、核实电子公文的形成时间、保管期限、件数等，对电子公文的真实性、完整性、可用性和安全性进行技术检测(“四性”检测方案见附件2)，合格率应达到100%。

5.数据导入。机关档案部门应及时反馈清点、技术检测结果，将清点、技术检测合格的归档信息包导入(存放)到电子档案管理系统，提取其元数据(或目录清单)信息，并建立两者的关联。为确保归档信息包的真实可靠性，应生成电子归档凭证、可信时间戳等技术验证文件并与归档信息包一起存放。清点、技术检测不合格的，可由机关电子公文办理部门补充完善后重新归档；存在材料不完整等问题而又确实无法补充完善的，可由机关电子公文办理部门在材料收取清单中注明具体原因并容缺归档。

6.归档登记。机关电子公文办理部门、机关档案部门应依据清点、技术检测结果，按批次或归档年度填写电子公文归档登记表(见附件3)，完成电子公文归档。

第十条 机关在建设电子公文系统时，应当充分考虑电子公文的归档功能需求，同步开发建设电子公文系统的预归档功能模块，在电子公文拟制、办理时自动或半自动开展收集、鉴定、整理等工作，实施预归档。电子公文系统的预归档模块应具各以下基本功能:

1.具各电子公文及其相关要素自动采集功能，能够根据电子公文的归档范围及归档要素，对电子公文元数据及组成材料进行自动采集和下载，规范存放到预先设定的归档文件夹。归档文件夹一般以计算机预编档号或公文处理号命名。

2.具各初步整理功能，能够对归档文件夹内的电子公文自动或半自动进行技术鉴定、排序、补充归档要素、组包和编制档号，形成归档信息包。归档信息包一般以系统预编档号命名，采用ZIP压缩格式组包。