平湖市统计局关于印发

数字档案室电子文件归档等制度的通知

 

各科（室、队）：

    为加强我局数字档案室管理，确保数字档案信息安全有效、规范有序，根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等有关法律和规范，结合本局实际，特制订《平湖市统计局电子文件归档制度》等六项制度，现予印发，请遵照执行。

                            

                  平湖市统计局

                   二○一三年十月二十五日

 

 

 

电子文件归档制度

 

1.电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

2.电子文件的形成部门要按照综合档案室的要求，做好本部门电子文件的形成、积累、鉴定及归档等工作，并按时向综合档案室移交。

3.电子文件归档应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

4.归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

5.具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

6.电子文件的归档可使用耐久性好的载体，对于电子文件正式文本实行双套保存。

7.归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

 

档案数据安全保密制度

 

 1.要有专人负责计算机系统的管理工作。

    2.要设置计算机操作系统的用户口令和密码。

    3.计算机系统无病毒，应安装防病毒卡或安装反病毒软件，并及时更新版本。

    4.严格遵守保密规定，对重要的数据库系统应实行加密。

    5.对己存储的数据进行修改时，要建立台帐。

    6.保密的档案数据信息不得与国际互联网或其它公共信息网相联接。

7.严禁在计算机上运行与工作业务无关的软件。

    8.保存有档案数据的计算机外送修理或报废时，应将有关数据的内容清空、删除，将硬盘摘除，并作计算机修理、报废情况登记。

 

 

 

 

 

 

档案数据网上查询利用制度

 

1.数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。

2.本单位工作人员开通网上个人帐号，网上登录本单位档案管理系统查询数字档案。外单位人员查询需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。

3.查询限制开放数字档案需在网上提出查阅申请，由档案员审批后提供查询利用。借出纸质档案需分管领导审批同意后借出。

4.网上数字档案仅供本人查阅，不得外传。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

档案数据管理维护制度

 

1.数字档案由专人负责管理和维护，确保档案数据安全。

2.各种门类数字档案经质量检查合格后，输入数字档案室管理系统，由档案室统一管理。

3.修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。

4.数字档案应至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），备份介质分开保管，一套送市档案局保存。

5.专管人员对数字档案要进行定期的检查和检测。

6.综合档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。

 

 

 

 

 

数字档案鉴定销毁制度

 

1.数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位《档案归档范围及保管期限表》作为鉴定的依据和标准。

2.数字档案鉴定工作需在分管负责人领导下，由熟悉档案业务的人员和有关职能部门组成鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的数字档案，重新进行审查，做出鉴定，提出存毁意见。

3.经鉴定，对已失去利用价值和保存价值的数字档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册。

4.档案鉴定小组将数字档案鉴定工作情况写成报告，连同数字档案销毁清册，报请主要负责人审批同意，并在系统上填写相关审批内容，最后更新档案数据库T-ALIGN: left; LINE-HEIGHT: 32pt; TEXT-INDENT: 32pt; MARGIN: 0cm 0cm 0pt; mso-pagination: widow-orphan; mso-char-indent-count: 2.0; mso-line-height-rule: exactly" class=MsoNormal align=left>5.数字档案销毁清册要永久保存。

6.严禁任何人、任何部门擅自销毁各类数字档案。

 

 

 

 

 

电子档案利用和登记制度

 

1.本单位工作人员利用电子档案资料，需填写《查阅电子档案登记表》。

2.重要电子档案需经有关领导同意后方可查阅；重要（涉密）电子档案一般不查阅，确因工作需要时，应当经过分管档案工作的领导签字批准。

    3.外单位查阅档案者，须持有单位的介绍信，经本单位分管领导批准同意后方可查阅电子档案。

    4.如因特殊情况确需电子档案文本，需经过档案室负责人同意，密级档案必须经过分管档案工作的领导批准。

    5.未经档案室同意，查阅档案者不得私自拷贝电子档案。发现上述问题，档案管理人员应及时追查当事人的责任。

    6.查阅者查阅档案后，需认真填写《电子档案利用效果登记表》。

    7.档案管理人员应根据《电子档案利用效果登记表》，每季度统计一次档案利用情况。