各镇街道，平湖经济技术开发区、独山港经济开发区，有关单位：

根据《国家级数字档案馆系统测试办法》要求，经研究决定对法定进馆部分单位2010-2014年的电子档案（数字化成果）进行移交接收（名单见附件1）。为确保电子档案移交接收工作的顺利开展，保质保量按时完成这次档案移交接收任务，现将有关事项通知如下：

一、档案接收范围12;">各有关单位2010至2014年电子档案，包括文书档案和照片、音像等重要特种载体的电子档案。

二、档案接收要求：电子档案移交应按照《平湖市市级单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》（附件2）进行，要求移交电子目录与扫描数据，并填写电子档案移交接收检验登记表和电子档案移交清单（附件3）

三、档案接收时间：电子档案接收工作于2016年10月13日开始至10月23日结束。

四、办理交接事项：数字档案通过1+X平台移交，并移交纸质归档文件目录、数字归档文件目录各一份，经清点核对无误后，交接双方在移交清单上签名、盖章，一式二份，交接双方各存一份。

联系人：李若凡

联系电话：85061387 、85061379

附件：1.接收单位名单

2.《平湖市市级单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》

3.电子档案移交清单

平湖市档案局

附件1

接收单位名单

当湖街道、乍浦镇、新埭镇、新仓镇、独山港经济开发区（独山港镇）、广陈镇、林埭镇、平湖市经济技术开发区（钟埭街道）、曹桥街道

婚姻登记处

附件2

平湖市市级单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法

第一章  总  则

第一条  为规范我市市级单位电子公文归档与电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用和安全，促进档案信息资源开发与利用共享，根据《关于切实加强电子文件管理的实施意见（暂行）》（浙委办〔2011〕26号）、《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）、《浙江省档案登记备份管理办法》（浙江省人民政府令第306号）、《浙江省档案登记备份工作规范》（浙档发〔2013〕23号）、《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194—2012）等相关法律法规和规定，结合我市市级单位工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所称电子公文，是指市级各单位在管理过程中通过计算机生成、办理、传输和存储的具有规范格式的公文类的电子文件。

本办法所称电子档案专指归档后的电子公文。

第三条  本办法所称元数据，是指描述电子公文和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。

第四条  本办法适用于已实现文档一体化管理的市级单位的电子公文归档和单位档案室、市档案馆对电子档案的移交、接收与管理。

其他单位的电子公文归档和电子档案管理可参照本办法执行。

涉密电子公文归档和电子档案的管理另行规定。采用专门电子文件管理系统进行电子公文归档和电子档案的管理另行规定。

第五条  在电子公文归档和电子档案管理过程中应遵循其形成和利用的规律，坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。

第六条  各电子公文形成单位应建立电子公文归档管理制度，明确职责分工，切实做好电子公文归档及电子档案的移交工作。单位文书和业务部门负责电子公文办结后归档；档案部门负责归档电子公文管理；信息部门负责为电子公文和电子档案的管理提供信息化支持。

第七条  市档案局负责对市级单位电子公文归档和电子档案的移交、接收工作进行监督指导；市档案馆负责市级单位电子档案接收。

第二章   电子公文归档

第八条  电子公文形成单位应按照本单位归档范围和档案保管期限表的要求认真履行归档职责，不得以任何借口拒绝归档。

第九条  实现文档一体化管理电子文件的单位，电子公文办理完毕后应在第二年6月底前完成归档。

第十条  归档电子公文内容应包括：归档文件目录、签发稿（包括修改痕迹）、版式文件、拟稿单或承办单、归档文件元数据、附件等。

第十一条  电子公文应采用符合国家规定的、适合长期保存的文件存储格式归档。电子公文以PDF、PDF/A、OFD格式归档。目前，Microsoft Office、WPS Office、方正版式文件以及其他通用软件所生成的文本文件也可以归档。

第十二条  在保证电子公文安全的前提下，有条件的单位应选择在线归档方式，也可采取存储载体离线归档。

第十三条  归档电子公文应真实展现所载内容并可供调取查用，电子公文与其元数据应建立持久有效的关联，并确保电子公文及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠且未被非法更改，确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子公文内容真实、完整。

第十四条  经信息技术手段加密的电子公文应在解密后进行归档，压缩电子公文应解压缩后再进行归档。

第三章    电子档案移交

第十五条  属于平湖市档案馆接收范围的电子档案，应结合我市档案登记备份工作要求，在电子档案形成第二年的10月底前向市档案馆移交。电子公文登记备份与电子档案移交工作逐步并轨，当年实施电子档案移交的单位视同完成本年度电子公文登记备份工作，不再向市档案馆进行电子公文登记备份。

对有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。