档案员岗位职责

一、忠于职守，贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策。

二、努力钻研业务，不断提高业务技能和管理水平。

三、收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续，对不符合移交要求的档案不予接收。

四、做好档案的编制检索工具，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作。

五、做好档案的统计工作，建立统计台帐，对档案的收进、移出、借阅、利用效果和案卷情况等均要实行登记，做到帐目与实物相符。

六、严格遵守纪律，保守国家秘密，不得擅自扩大利用范围。

立卷和归档制度

一、坚持“谁办理——谁收集——谁整理”的原则，承办人员按规定进行相关文件材料的收集、整理，并于规定时间之前移交档案室归档。不需要数字化的档案在移交档案室之前应进行规范装订。

二、归档要求

1、凡属归档的文件材料必须真实、准确、完整、有条理，收集齐全，及时归档，任何部门和个人都不得据为己有或拒绝归档，更不能擅自作废、烧毁。

2、归档文件材料要按照不同特征结合不同保管期限进行归档，文件应依次排列，卷内文件的排列一般按时间顺序结合重要程度来进行。

3、案卷标题完整、简明，充分提示卷内文件内容。卷内目录、页码、备考表及案卷封皮等项目填写清楚齐全。

4、案卷制作材料符合规范要求，卷内无金属物，破损文件要修复；案卷装订结实美观，不影响阅读。

5、向档案室移交档案时应编制移交清单。移交清单要求编制准确，账物相符，与档案实体同时移交，移交时逐一核对清点。

三、归档时间

1、文书类，应在次年3月底前移交档案室数字化并归档。

2、业务类，即时立卷装订并移交档案室归档。

3、科技类。基建类在工程通过竣工验收合格后3个月内移交档案室数字化并归档。设备仪器档案应在设备装、调试、运行后一个月内，将购置设备合同、装箱单、随机文件、记录等一并整理后移交档案室数字化并归档。如不需数字化的，则应立卷装订后再移交档案室归档。

4、特种载体类。照片、录音、录像、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案等在相关活动结束或段落终结时及时立卷并移交档案室归档。印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案即时移交档案室归档。

5、人事、财务档案因其特殊性，自行及时立卷归档。

档案的查（借）阅制度

一、档案室主要为本单位的各项工作服务，同时也为社会各方面提供档案查（借）阅服务、咨询服务。

二、凡本单位工作人员需要查（借）阅档案，须履行查（借）阅手续。

1、本局工作人员因工作需要查阅与业务本身有关的档案，予以查（借）阅，查阅原则上只能在查档室内进行。查阅业务本身之外的档案，需经办公室分管档案管理的负责人同意。

2、各类档案原则上不外借，如遇特殊情况确实要借出的档案，须经办公室负责人同意，借阅时间一般不超过15个工作日。如遇特殊情况需延长借阅时间的，须报经分管局长批准同意。

三、凡外单位、个人查询档案须提交相关资料，并履行查阅手续。

1、查询书式档案：单位的，查询人应提交单位委托书、单位法定代表人身份证复印件、被委托人身份证复印件；个人的，查询人应提交身份证复印件；各级公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关,提交公函、查询人员有效证件复印件；律师事务所代理诉讼活动,查询人员提交法院立案证明和律师证件复印件。

2、书式档案资料中涉及的机密事项,须经分管局长批准方可查阅。

3、市场监督管理机关内部审批文书,在办理涉及市场监督管理机关的案件时方可查阅。

4、查询人不得利用获得的资料开展有偿服务活动,也不得公布档案资料。

5、档案一般不外借，特殊情况确需外借的，除提供前述证件外，须报经分管局长批准同意。