台州市国土资源局文件

台土资发〔2013〕4号

台州市国土资源局关于印发《台州市国土资源局档案管理制度（试行）》等7个档案管理相关制度的通知

局机关各处（室、局），直属事业单位：

《台州市国土资源局档案管理制度（试行）》、《台州市国土资源局立卷归档制度（试行）》、《台州市国土资源局档案借阅利用制度（试行）》、《台州市国土资源局档案保密制度（试行）》、《台州市国土资源局档案鉴定销毁制度（试行）》、《台州市国土资源局档案库房管理制度（试行）》、《台州市国土资源局档案统计制度（试行）》已经局长办公会议研究同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。

台州市国土资源局

2013年1月10日

（此件公开发布）

台州市国土资源局档案管理制度（试行）

一、为加强档案规范化管理，凡在工作中形成的应立卷归档的文件、材料、报表等，必须符合档案管理实施办法。书写必须使用碳素墨水或蓝黑墨水，并做到齐全、完整、系统、准确。

二、文书、财会、人事、仪器设备、基建图纸等所有档案均按规定送综合档案室妥善保管，存放有序，查找方便。

三、处（室、局）兼职档案员应及时做好本部门有关档案资料的收集、整理，当年档案应在次年三月前整理完毕交给综合档案室，综合档案室在收齐后三个月内完成归档工作。

四、严格执行安全保卫制度，档案不得随意堆放，严防毁损、散失和失密。

五、档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报主任或上级主管单位同意。

六、档案保管期限根据省、市有关规定执行。

七、销毁会议、文书等档案，应事先编制销毁清册，经主任批准，确定监销人员进行核对后才可销毁，销毁情况应报告主管领导。

台州市国土资源局立卷归档制度（试行）

一、本单位在业务工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，按照归档范围收集齐全，由各处（室、局）兼职档案人员按规定进行整理立卷。

二、本单位文书档案根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》按件归档。

三、本单位档案立卷归档工作，由兼职档案人员按规范化要求做好档案的立卷工作，并进行装订。各处（室、局）负责人应在备考表内签字，以示负责。装订成卷的档案在次年的三月底前上交局综合档案室，并办理移交手续。会计档案由财务兼职档案员负责，在第二年的三月底前，搞好立卷归档，保管一年后向综合档案室移交。

四、归档材料及案卷的质量应符合下列要求：

1、应归档的文件材料要齐全、完整、准确，即不庞杂，又不短缺。

2、档案文件如需修改，应在修改处加盖校对章，不得使用涂改液。

3、切实做到所整理的档案遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间有机联系，分类清楚、立卷合理，区别不同保管期限，便于保管和利用。

4、案卷装订整齐牢固，档案号清晰，卷容美观。

台州市国土资源局档案借阅利用制度（试行）

一、借阅档案要登记，归还要及时。借阅秘密文件按有关保密规定办理。

二、查阅人必须保持案卷整洁，不得勾画涂改、污损、折叠和拆撕案卷，查阅档案时禁止吸烟。