朗读
各有关镇人民政府、街道办事处,超山风景区管委会：
为进一步加强农村生活污水治理项目档案资料的管理工作，规范工程建设管理，规范档案的收集、归档行为，确保工程档案的完整、准确、安全，并得到科学管理和有效利用，便于工程设施维修保养，根据《余杭区农村生活污水治理工作实施办法》（余农环治〔2013〕2号）等文件要求，现就有关要求通知如下：
农村生活污水治理工作档案管理的范围包括创建村入户调查、工程设计、施工、监理、运行维护等工作的全过程。档案截体包括纸质文档、电子文档、盘片、数字音视图片等。各阶段档案保存内容主要包括：
（一）入户调查阶段
●镇、街道和村相关会议记录（纪要）；
●入户调查表及汇总表；
●治污工作实施方案；
●村庄现状及户厕现状的图片（视频）；
●宣传、座谈等相关活动的信息（图片、宣传资料等）；
●其他相关信息。
(二）项目设计阶段
●设计单位基本情况（资质、业绩等）；
●工程设计合同；
●工程设计文本（包括初步设计、详细设计、施工图纸、工程概算等）；
●设计评审相关情况，包括评审会议通知、参加会议签到单、会议纪要等。
（三）项目招投标阶段
●广告、公告；
●资格预审文件(如果有)及评审文件；
●招标文件及附件；
●招标各类会议记录；
●评标报告及评审表格；
●已签字的合同、履约、质保等。
（四）项目施工阶段镇、街道和村要在及时报送建设进度和动态信息的同时，做好与工程建设相关的资料收集、整理与归档工作。
施工方要保存全套与工程施工相关的档案资料，包括材料、设备采购的相关订单、支付发票等凭据、质保证书；工程质量管理、工程施工进度、工程变更、价格变更、检验验收单、监理等记录资料。
监理方要保存全套与工程监理相关的档案资料，包括材料检测检验记录；管道和终端建设重要环节的监理记录及图片影像资料；工程变更及工程量记录；工程价格监理；工程建设监理报告等资料。
（五）项目竣工验收阶段
●工程建设财务决算报告；
●工程建设财务评审报告；
●项目竣工验收会议记录及验收报告；
●治污设施试运行检测报告；
●工程建设效果及设施运行情况的图片（音像）对比资料等。
（六）运行维护阶段
做好治污设施运行期间的维护记录和档案管理工作，落实专人负责治污设施的清掏、维护、保养和管理记录工作，并纳入村级档案管理范围。
二、需上报区级备案的档案内容
区农办区农业局（区新农村办）将建立全区农村生活污水治理项目档案库，对各村有关档案建立“一村一档”。需上报的档案资料主要包括：政策文件资料、资金管理资料、项目设计资料、项目监理资料、项目招标资料、项目施工资料、竣工验收资料和设计单位、监理单位、施工单位资质情况、项目操作过程中的全套摄影（影像资料）及其对应的各类电子文档等（详见附表2）。
三、工作要求
（一）各单位要高度重视农村生活污水治理工程档案的管理工作，切实加强领导、落实责任，确保工程档案的及时、完整收集、归档。各镇街和创建村要落实专人负责档案管理工作，建立固定档案存放场所，按照规范要求做好档案管理各项工作。遇村委班子换届或档案管理人员变更时，应及时做好档案的移交工作。
（二）镇、街道要定期对各村工程档案的收集、整理工作进行督促检查，负责做好需上报区级备案有关档案的报送工作，确保各项工作落实到位。在检查建设项目实施情况时，要查看施工单位各项施工资料的收集、积累、形成情况，对不符合档案资料管理质量标准的问题，要及时纠正并督促整改。
（三）各单位、各部门要认真执行档案管理工作，实行“三同步”原则，即布置建设任务与布置档案管理工作同步进行；竣工文件的形成、积累、编制工作要与工程建设同步进行；工程验收文件的交接与竣工文件的验收同步进行。防止在编制竣工文件过程中的“追记、补记、写回忆录”现象，确保工程档案资料完整、准确。
（四）严格实行档案管理“分级”制度要求，村级档案资料要统一保管，待项目竣工验收后一式叁份装订成册，原始档案由镇街统一保存，复印档案分别送实施村归档备查，并在规定时间内上报区农业局建档备案。为便于查阅及管理，村级档案待项目竣工后，须以标段为单位装订成册。
（五）附表3、4为项目登记表，要求在每个标段每个项目完成招投标后7天内上报区农业局，实行动态管理，以便及时建档，及时掌握工程实施进度。
联系人：孔德浩 联系电话：89765317
附件：1.余杭区农村生活污水治理项目村级建档明细表
2.余杭区农村生活污水治理项目上报资料明细表
3.余杭区农村生活污水治理项目建设情况登记表-1
4.余杭区农村生活污水治理项目建设情况登记表-2
杭州市余杭区社会主义新农村建设工作领导小组办公室
农业和农村工作办公室
中 共杭州市余杭区委
杭州市余杭区人民政府
杭州 市 余 杭 区 农 业 局
2014年2月17日
| 附件1： 余杭区农村生活污水治理项目村级建档明细表 | ||||
| 序号 | 工作阶段 | 归档内容 | 份数 | 要求 |
| 1 | 项目前期 | |||
| 1.1 | 镇、街道和村相关会议记录（纪要） | 3 | ||
| 1.2 | 入户调查表及汇总表 | 3 | ||
| 1.3 | 治污工作实施方案 | 3 | ||
| 1.4 | 村庄现状及户厕现状的图片（视频） | 3 | ||
| 1.5 | 宣传、座谈等相关活动的信息（图片、宣传资料等） | 3 | ||
| 1.6 | 其他相关信息。 | 3 | ||
| 2 | 项目设计 | |||
| 2.1 | 设计单位基本情况（资质、业绩等） | 3 | ||
| 2.2 | 工程设计合同 | 3 | ||
| 2.3 | 设计评审相关情况，包括评审会议通知、参加会议签到单、会议纪要等 | 3 | ||
| 3 | 项目招标 | |||
| 3.1 | 各类相关广告、公告 | 3 | ||
| 3.2 | 资格预审文件(如果有)及评审文件 | 3 | ||
| 3.3 | 招标文件及附件 | 3 | ||
| 3.4 | 招标各类会议记录 | 3 | ||
| 3.5 | 评标报告及评审表格 | 3 | ||
| 3.6 | 已签字的合同、履约、质保等 | 3 | ||
| 4 | 项目施工 | |||
| 4.1 | 材料、设备采购的相关订单、支付发票等凭据、质保证书 | 3 | ||
| 4.2 | 工程质量管理、工程施工进度、工程变更、价格变更、检验验收单、监理等记录资料 | 3 | ||
| 4.3 | 监理方要保存全套与工程监理相关的档案资料，包括材料检测检验记录 | 3 | ||
| 4.4 | 管道和终端建设重要环节的监理记录及图片影像资料 | 3 | ||
| 4.5 | 工程变更及工程量记录、工程价格监理、工程建设监理报告等资料 | 3 | ||
| 5 | 项目竣工验收 | |||
| 5.1 | 工程建设财务决算报告 | 3 | ||
| 5.2 | 工程审计报告 | 3 | ||
| 5.3 | 项目竣工验收会议记录及验收报告 | 3 | ||
| 5.4 | 治污设施试运行检测报告 | 3 | ||
| 6 | 项目运行 | 工程建设效果及设施运行情况的图片（音像）对比资料 | 3 | |
| 7 | 项目参与方相关资料 | |||
| 7.1 | 设计单位资质备案 | 3 | 包括：企业法人营业执照、资质证书等 | |
| 7.2 | 监理单位资质备案 | 3 | ||
| 7.3 | 施工单位资质备案 | 3 | ||
| 8 | 村庄整体规划 | 村庄现状及户厕现状（图片） | 3 | |
| 9 | 资金管理 | |||
| 9.1 | 拨付依据 | 3 | ||
| 9.2 | 拨付文件 | 3 | ||
| 10 | 影像档案 | 对整个项目进行实时摄影、摄像形成的影像记录材料 | 3 | |
| 11 | 电子文件 | 对应纸质档案的电子稿件 | 3 | |
| 附件2： 余杭区农村生活污水治理项目上报资料明细表 | |||||
| 序号 | 工作阶段 | 归档内容 | 上报时间 | 份数 | 要求 |
| 1 | 综合 | ||||
| 1.1 | 政策文件资料 | ||||
| 1.11 | 镇、街道和村会议通知、签到单、照片等 | 月报，每月25日前 | 1 | ||
| 1.12 | 镇、街道和村会议纪要 | 1 | |||
| 1.13 | 镇、街道和村工作简报 | 1 | |||
| 1.2 | 资金管理 | ||||
| 1.21 | 拨付依据 | 资金拨付到位10天内 | 1 | ||
| 1.22 | 拨付文件（包括财务决算相关资料） | 1 | |||
| 2 | 规划 | 村庄现状及户厕现状（典型图片） | 方案设计结束10天内 | 1 | |
| 3 | 项目设计 | ||||
| 3.1 | 项目预算书 | 方案设计结束10天内 | 1 | ||
| 3.2 | 项目设计文本（初计、施工图纸、工程概算等） | 1 | |||
| 3.3 | 设计合同 | 1 | |||
| 3.4 | 项目设计专家审查意见 | 1 | |||
| 3.5 | 入户调查报告（表） | 1 | |||
| 4 | 项目监理 | ||||
| 4.1 | 监理管理办法 | 月报，每月25日前 | 1 | ||
| 4.2 | 巡查报告（文字+图片） | 1 | |||
| 4.3 | 技术咨询报告 | 1 | |||
| 4.4 | 工程实体运行质量检测评定报告 | 1 | |||
| 5 | 项目施工 | ||||
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