虞档[2008]17号

各乡镇、街道，市级各部门和单位：

为加强对档案信息资源形成的源头进行有效监督，规范各级机关职能工作业务档案管理，实现全市档案资源的有机整合。根据《机关档案工作业务建设规范》要求，结合我市实际，现将《机关职能工作业务档案管理办法》印发给你们，请认真贯彻执行。

望各单位根据通知精神，进一步细化《机关文件材料归档范围和保管期限》，将各职能科室工作的业务文件材料列入归档范围，健全管理网络，落实岗位人员，明确工作责任，完善管理制度，确保机关职能工作业务档案管理规范、科学、安全和完整。

二〇〇八年三月二十六日

机关职能工作业务档案管理办法

第一条  为依法做好各级机关职能工作业务档案的管理，加强对机关职能工作业务档案的监督，确保各级机关职能工作业务档案的完整、规范、安全和有效利用。根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《机关档案工作业务建设规范》等有关法规和国家档案局第8号令、浙档[2007]6号文件精神，特制定本办法。

第二条  机关职能工作业务档案是指各乡镇、街道和市级机关部门及单位在履行职能业务工作活动中形成的各种载体的文件材料，包含职能工作活动的调研材料、计划总结、方案规划、讲话材料、各类统计和登记表册、物资保障材料及审批审核等，是各级机关在职能业务工作活动过程中的重要历史纪录和经验积累，是档案资源体系中一组不可分割的组成部分。

第三条  机关职能工作业务档案分公务文书和常用文书，其归档范围和保管期限按照国家档案局第8号令规定，将本机关职能活动中形成的重要业务文件材料列入永久保存，一般性业务文件材料列入定期保存。

第四条  机关职能工作业务档案一般归入文书档案门类，在文书档案门类中进行细化划分。但双重管理部门和部分专业性特别的职能科室，也可根据工作实际或上级业务部门有关规定，单独设置档案门类。

第五条  管理机构及职责

1、各乡镇、街道、市级各部门和单位要建立健全本级档案管理网络，切实将本级所属各科、室、站、中心等职能科室负责人纳入本级档案管理网络，明确责任人的工作职责。

2、各综合档案室档案员要经常了解本级机关各职能科室工作业务文件材料的收集情况，及时向领导汇报业务档案管理状况，加强与网络人员的联系，做好业务文件材料收集归档整理的业务指导。

 3、档案管理网络责任人要切实承担起档案收集整理的工作职责，经常督促本科室人员做好对经手的业务工作文件材料的收集整理和移交工作，将本科室业务文件材料按规定及时移交综合档案室。

第六条  档案收集和移交

1、按照年度定期移交。各乡镇、街道、市级各部门和单位所属的科、室、站、中心等职能科室在业务工作中形成的业务文件材料，必须由各科、室、站、中心等职能科室档案管理责任人负责收集、整理后，按年度在次年的三月底前移交给本单位综合档案室，任何科室和人员不得据为己有或者拒绝移交归档。

2、建立离任移交制度。各机关本级综合档案室必须健全档案接收、移交的登记统计制度，建立各科、室、站、中心等职能科室人员离任文件材料移交制度。各职能科室工作人员离任前必须将经手借阅的业务档案和还未归档的当年文件材料一并向综合档案室移交。

3、完善移交归档手续。交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。各综合档案室按规定出具相应移交清单（一式三份，移交人员一份，档案室留存一份，上报单位领导一份）。对未按规定办理档案文件材料移交的科室责任人，各机关综合档案室档案管理人员必须及时报告本单位领导，对违法案例必须及时报市档案局依法查处。

第七条  档案管理

1、各乡镇、街道、市级各部门和单位职能科室工作业务档案资料由本级综合档案室负责，实行集中统一管理，建立健全各项管理制度，以统一的管理台账和目录对本级各职能工作业务档案资料实行科学、高效、安全、规范的管理。

2、各机关内设职能科室合并、撤销或业务工作调整时，其原职能科室借阅的业务档案和还未归档移交的业务文件材料，一并按规定移交综合档案室。

3、各临时内设机构撤销时，其形成的职能工作业务文件材料，按规定向综合档案室移交。

4、各机关内设职能科室在业务工作中形成的文件材料，在未移交档案室前，不能私自销毁，应做好保管和保密工作。

第八条  档案借阅和利用

1、本级所属各科、室、站、中心等职能科室可根据工作实际需求，向综合档案室借阅利用业务档案，按规定办理相应借阅登记手续。

2、各职能科室借阅本科室形成并移交综合档案室保管的业务档案，其借阅期限可根据各科室工作实际和平时利用需求，实行最长借阅期限不准超过三年的特殊借阅管理制度。

3、各职能科室借阅人对借阅的业务档案承担保管和安全责任。对超长期限借阅的业务档案，其借阅科室的档案保管存放地点和装具应具备借阅档案安全保管的条件。

第九条  依法监督和管理

1、各乡镇、街道、市级各部门和单位要建立档案工作年度目标责任制考核制度，对本级所属各科、室、站、中心等档案管理网络内的科室和责任人实施责任制考核。

2、各乡镇、街道、市级各部门和单位的档案分管领导和档案管理人员要切实履行《档案法》赋予的管理职能，加强对本级各科室职能业务档案的监督。

3、市档案局将定期和不定期地对职能业务档案归档工作进行执法检查，对拒不归档、不依法移交、不按时归还、档案遗失或损坏档案等违法案件，将依据《档案法》第二十七条、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》第三十七条和第四十条有关条款，对有关当事人进行依法查处。

第十条  本办法由市档案局负责解释。

第十一条  本办法自印发之日起实施。