各乡镇、街道，市直各部门和单位：

现将《上虞市电子文件和数字档案登记备份工作实施细则》印发给你们，望认真贯彻，遵照执行。

                                二〇一一年十一月三十日

上虞市电子文件和数字档案登记备份工作实施细则

第一章    总  则

第一条  为科学有序推进我市的电子文件和数字档案登记备份工作，加强对登记备份数据的接收、管理和利用，特制定本工作细则。

第二条  电子文件和数字档案登记备份工作描述。电子文件和数字档案登记备份工作（以下简称“档案登记备份工作”）是指由县级以上档案行政管理部门对本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的电子文件和档案进行登记，并由同级国家综合档案馆对经过登记的电子文件进行备份，对纸质或其他载体形式的档案进行数字化全息复制，形成备份，以实现档案证据锁定和证据保全、档案信息安全保障和推动档案资源整合的功能。

第二章    管理机构和职责

第三条  市档案登记备份工作领导小组统一领导全市的档案登记备份工作，领导小组由上虞市人民政府档案工作分管领导担任，市委办、市府办等25个部门和单位的档案工作分管领导和市档案局局长为成员，领导小组办公室设在市档案局。在市档案局内设立市档案登记备份中心，具体承担全市档案登记备份的日常业务工作。

第四条  市档案登记备份中心具体承担以下工作职责：做好档案登记备份中心硬件设备的配置、维护及日常管理，做好全市档案登记备份数据的接收、登记、管理、维护和利用等事务，做好档案登记备份工作的宣传发动、督查指导等工作，确保全市档案登记备份工作科学有序推进，备份数据安全有效保管。

第三章    档案登记备份对象及数据形式

第五条  法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。包括各级机关、团体、国有企业、事业单位和其他组织形成的尚未到移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。

第六条  涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案。主要是各级业务主管机关、人民团体以及下属的二、三级单位形成的与人民群众关系密切的重要业务档案和电子数据。

第七条  国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案。

第八条  重点建设项目领域。主要是上虞市级以上重点建设项目（政府投资项目）单位在建设过程中形成的对国家和社会具有长久保存价值的数字档案及数字化成果。

第九条  民营企业、其他社会组织和个人保存的重要电子文件和数字档案。

第十条  以上档案登记备份对象形成的档案登记备份数据形式有：电子文件、档案数字化成果、电子业务数据以及档案复制件等。

第四章    档案登记备份方式及时间

第十一条  对事关国计民生、与人民群众关系密切的重要电子业务数据采用在线登记备份方式。根据电子业务数据的重要性和数据安全的需求，可采用每日、每旬、每月、每季、每半年进行登记备份。对一般性的电子业务数据可每年采用离线（光盘报送）方式进行登记备份。

第十二条  对电子文件采用离线（光盘报送）方式进行登记备份。一般每年进行一次登记备份。

第十三条  对档案数字化成果采用离线（光盘报送）方式进行登记备份。每年12月10日前完成上一年度的档案数字化成果登记备份。

第十四条  对企业和个人自愿登记备份的重要档案和文件资料可采用复印、仿真等方式随时登记备份至市档案馆。

第五章    档案登记备份工作流程

第十五条   登记备份前处理。各档案登记备份单位按照不同业务需求与安全保障条件，确定不同的备份策略和方式，采用在线、离线（脱机）相结合的方式进行备份。对需登记备份的数据处理应符合国家电子文件管理和档案数字化成果转换的有关规定，登记备份单位应确保备份数据的真实性、完整性和有效性。登记备份数据是否需要加密，由各单位根据实际情况确定。

第十六条  登记备份申请。各登记备份单位填写（或在线填写）《各单位档案管理情况登记表》、《电子文件和数字档案备份情况表》和《档案备份数据移交、接收检验表》，由本单位审核、盖章后，连同登记备份数据一同报送（或在线传输）到市档案登记备份中心。

第十七条  受理与审核。档案登记备份中心对各申报单位填报材料的规范性、完整性和有效性进行审核；对备份载体（包括在线传输的数据包）进行技术检测，包括载体质量是否完好、介质是否携带病毒等；对备份载体（包括在线传输的数据包）的摘要信息和填报材料里的摘要信息进行一致性对比等。

第十八条  反馈。档案登记备份中心根据审核结果，填写《档案备份数据移交、接收检验表》并反馈给申报单位。对于档案登记备份数据（或申报材料）不符合要求的，申报单位应在收到反馈后按照档案登记备份中心的要求重新移交、报送。

第六章    档案登记备份数据的管理

第十九条  对登记备份的电子文件和档案数字化成果，在数据核对合格后，先在档案登记备份软件上进行数据登记，再把登记备份数据导入档案综合管理系统，然后再以登记备份对象为单位刻制光盘，放入库房相应位置进行保管。登记备份数据管理详见附件《上虞市电子文件和数字档案登记备份工作管理情况一览表》

第二十条  对在线接收的电子业务数据，均保存在档案登记备份系统的磁盘阵列中。

第二十一条  对重要档案复印件、仿真件的登记备份，先在档案登记备份软件上进行数据登记，再放入库房相应位置进行保管。

第二十二条  对存储在磁盘阵列的登记备份数据均实现双机热备双套制保管。

第七章    档案登记备份数据的利用

第二十三条  对于在线登记备份的电子业务数据，市档案登记备份中心负责备份数据的安全管理，凡因数据恢复、档案凭证需要备份数据的，要求凭备份数据单位分管领导的申请书以及档案局分管领导审批后方予以提供。

第二十四条  对登记备份的档案数字化成果数据，一般只对登记备份对象提供利用。其他单位和个人确需利用的，应经登记备份对象的书面同意后方可提供利用。

第二十五条  对企业和个人登记备份的重要档案，只向登记备份对象提供利用。其他单位和个人一律不提供利用。