各科室、单位，城建集团：

现将《绍兴市上虞区住房和城乡建设局档案管理实施办法》印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

 

 

二〇一五年九月六日

 

 

 

绍兴市上虞区住房和城乡建设局档案管理实施办法

 

（意见征求稿）

 

第一章  总则

第一条 为了加强局系统档案工作的管理，提高档案工作标准化、规范化水平，维护档案的完整与安全，有效地为我局各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》等规定要求，结合本局实际，制定本办法。

第二条 本局档案，是指我局机关、局属各单位在各项工作活动中形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同载体和不同门类的文件材料。

第三条 档案管理实行集中统一管理原则。机关各科室、下属单位职能科室，对应当立卷归档的材料必须按照规定，定期向局城建档案馆或各单位档案室移交，任何人不得将应归档的材料据为己有。

第四条 档案工作列入全局工作的议事日程。文件材料的形成、积累、整理和归档工作，列入机关各科室、局属各单位的职责范围和岗位责任制的考核内容。

第二章档案管理体制和任务

第五条 为完善档案管理体制，加强对档案工作的领导，建立区建设局档案管理网络。党委副书记分管档案工作，具体由局办公室主管，城建档案馆负责具体工作，各科室、局属各单位配备专职或兼职档案员。

档案工作在业务上接受上级档案管理部门的监督、指导和检查。

第六条 局系统档案工作的主要任务：

1.对本单位形成的各种档案材料进行收集、整理、立卷和归档。

2.集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，编制各种档案检索工具，提供查阅利用。

3.开展档案现代化管理，提高档案信息化水平。

4.做好档案的鉴定和统计工作，按规定向区档案馆移交应进馆的档案。

5.在统一领导、分级管理的原则下，对局属单位档案工作进行监督和指导。

6.办理领导交办的其他有关的档案业务工作。

第七条 档案工作人员要热爱档案事业，加强自身建设，刻苦钻研业务，努力提高政治思想和业务素质，努力完成档案工作任务。

第三章文件材料的接收、立卷归档

第八条 本单位在工作活动中形成的具有保存利用价值的文件材料（包括党、政、工、青、妇以及人事、财会和各业务科室等工作中形成的文件材料），办理完毕后，由各专兼职档案员负责收集整理分类，定期向城建档案馆或单位档案室移交归档。

第九条 局机关档案收集和归档内容按照《绍兴市上虞区住房和城乡建设局机关文件材料归档和不归档范围》执行。局属各单位档案收集和归档内容按照各单位制定的文件材料归档不归档范围执行。

第十条 归档时间：

1.局文书档案：由局办公室负责收集整理分类，在次年3月底前向城建档案馆移交，城建档案馆于6月底前完成立卷归档工作， 7月15日前上报区档案局文书档案归档文件目录。

2.局会计档案：由财务科按归档要求负责收集整理，装订成册，保管一年后，于次年5月底前编制清册后移交城建档案馆。电子档案刻录完整后同时移交。

3.局业务档案：于次年4月底前由业务科室、便民窗口兼职档案员收集整理完毕，向城建档案馆移交。

4.局设备档案：设备安装测试合格，使用一个月内，由办公室设备管理人员将资料交城建档案馆归档。

5.特种载体档案：局机关声像档案由办公室收集汇总，每半年移交城建档案馆。

6.以上各类档案归档时间，局属各单位参照执行。

7.基建档案：建设工程档案自竣工验收合格后，三个月内由相关建设单位负责向城建档案馆移交。其中，政府投资项目要依据《档案法》有关条款和虞政办发[2008]28号、虞政办发[2008]33号文件精神，建设单位及时向便民中心综合窗口做好档案管理登记、验收申请登记和竣工验收工作。

第十一条 文件材料的归档要求

1.应归档的文件材料必须提供原件，要按类别收集齐全。

2.业务档案必须按要求收集整理，编写好资料目录；会计档案装订成册，账簿、凭证装订厚度均不超过3cm；声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。经过整理，按照归档要求组成保管单位，编制目录后移交城建档案馆或单位档案室。

3.接收、移交档案必须填写移交清单，交接双方认真清点核对后履行签字手续。

第十二条 立卷归档的原则和要求。按照文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，分类立卷，使案卷既能反映活动内容，又便于保管利用。

第十三条 文件材料的整理

1.立卷分类

（1）分年度：将文件按其形成或办理的年度分类。跨年度形成的文件，应在办结年度整理归档。

（2）分期限：将文件材料按永久、30年（长期）、10年（短期）三个保管期限分类。

（3）分问题：将文件按其内容所说明的问题分类。

本局文件材料保管期限根据《绍兴市上虞区住房和城乡建设局档案保管期限表》执行，局属各单位文件材料保管期限根据各单位制定的档案保管期限表执行。

2.立卷组合、编目及质量要求

（1）卷内文件应有机的进行排列，密不可分的材料应依次排列在一起，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印稿在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；其它文件材料依其形成的规律和特点，按有关规定有序排列。

（2）卷内文件材料应按排列顺序，依次在有文字的材料上编写页码或件号。装订的案卷，正面编写在右下角，背面编写在左辖角；不装订的案卷，应在每份材料首页上方加盖归档章，并逐件编归档号。

（3）卷内文件必须按统一格式，逐件编写卷内目录，题名不要随意更改和简化，无题名或日期的，按文件材料内容准确拟题和考证清楚日期，填入有关项内。卷内文件目录字迹要工整清楚。

（4）案卷的最后要放置备考表，对卷内文件材料如有要说明的问题，要逐项在备考表上加以说明。同时，立卷人和检查人要签上名，填上日期，以示负责。

（5）业务档案采用三孔一线的方法装订，装订结实牢固、不影响文字的阅读；一文一件文书档案，视文件张数，10张以内的可用胶水粘，10张以上的用细线装订后包角。

（6）案卷封面的标题要简明扼要，能准确反映案卷内容，标题包括作者、问题和名称，文字一般不超过40个字。

第十四条 案卷的质量要求

1.归档的文件材料应齐全完整。已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪色的文件应予复制并与原件一并归档。

2.文件的纸张，书写、装订材料等应符合档案保护的要求，归档文件的字迹应确保耐久性，归档文件无金属物。

第十五条 整理完成的案卷应当按照机构、问题分类进行系统的排列和编号，以固定案卷的位置，并编制案卷目录。

第四章档案的保管和利用

第十六条 各单位档案分设文书档案、会计档案、设备档案、业务档案和特种载体档案。案卷按不同门类、载体分别排列，前后统一，保持一致及稳定性。

第十七条 根据保存档案资料的数量，应配置必要的档案专用库房和装具、阅览室。库房有防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫鼠、防有害气体等“八防”措施。

第十八条 库房应保持整洁卫生，并根据温湿度记录情况，适时调整、控制库房温湿度，保证档案的安全。

第十九条 各单位应建立健全档案资料统计制度，对档案收进、移出、利用、销毁等情况进行登记和统计，并向上级档案行政管理部门报送档案情况统计报表。

第二十条 建立全宗卷，积累本单位档案的分类方案、立卷说明、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

第二十一条 各单位应定期和不定期地组织人员对档案保管情况进行检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，确保档案的完整安全。

第二十二条 机关档案管理应结合重要程度和不同保管期限，逐步开展档案数字化，以提高档案信息化水平和服务效率。机关文书档案按有关规定要求，按期送区档案局进行档案登记备份工作。

第二十三条 档案工作人员必须熟悉库房档案情况和档案管理系统软件操作，编制编研材料，积极做好提供利用服务。

第二十四条 建立健全档案借阅利用制度。本单位人员因工作需要查阅档案，由档案专门人员提供查阅；外单位人员查阅档案，必须持单位介绍信，注明利用者身份、利用目的、利用范围，按保密制度和有关规定接待查阅。

第二十五条 档案不得外借。利用者要爱护档案，不得有拆卷、撕页、涂改等有损档案的行为发生。档案利用要履行借阅登记签字手续。

第五章档案的鉴定、销毁和移交

第二十六条 档案鉴定工作由各单位档案鉴定小组领导，具体由档案人员和相关业务人员，对超过保管期限的档案进行鉴定，并提出销毁意见。应销毁的档案，必须登记造册，报主管领导批准后按规定销毁。

第二十七条 局机关文书档案，根据区档案局有关机关档案移交的要求，在局城建档案馆保管满10年后，连同检索目录一起向区档案馆移交应进馆的档案。

第六章附则

第二十八条 本办法主要依据《中华人民共和国档案法》及《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》制定。

第二十九条 本办法由局城建档案馆负责解释。

第三十条 本办法自发布之日起施行。