各镇街道，平湖经济技术开发区、独山港经济开发区，市级机关各部门，市属各单位：

为加强市直单位档案工作的制度化、规范化、标准化、数字化水平，根据省有关档案室工作规范化建设要求和《中共平湖市委办公室平湖市人民政府办公室关于印发平湖市做好新形势下档案工作实施意见的通知》精神，我局制定了《平湖市市直单位档案工作基本规范》，现印发给你们，请遵照执行。

平湖市档案局

2018年1月31日

平湖市市直单位档案工作基本规范

为规范市直单位档案工作，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、中共中央办公厅国务院办公厅《机关档案工作条例》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，制定本规范。

第一章  总则

第一条  市直单位（以下简称单位）应明确档案工作分管领导，把档案工作纳入本单位发展规划和年度工作计划，列入单位议事日程和考核检查内容，及时研究解决档案工作中的人、财、物等问题，保障档案工作依法开展。

第二条  单位应建立档案工作机构，负责本单位档案工作，主要职责是：

（一）贯彻执行和宣传国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本单位档案工作规章制度；

（二）组织实施本单位档案工作发展规划和年度计划；

（三）监督指导本单位各部门及所属机构各种门类和载体的文件材料收集、整理和归档工作；

（四）集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用，为本单位各项工作服务；

（五）组织实施本单位档案信息化建设；

（六）按照国家与省、市有关规定，定期向市档案馆移交档案；

（七）按照《浙江省档案登记备份管理办法》《中共平湖市委办公室 平湖市人民政府办公室关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》规定，每年按时完成档案登记备份工作；

（八）负责本系统（行业）档案工作的业务指导、检查，经市档案局同意，制定或会同制定本系统（行业）专业档案的管理办法。

第三条  单位应配备与本单位档案工作任务相适应的档案人员，其职责是：

（一）贯彻落实国家有关档案工作的法律法规、方针政策和本单位档案工作制度、年度计划等；

（二）按岗位责任制工作要求开展本单位文件材料收集、整理、归档工作，对本单位各部门及所属机构各种门类和载体的文件材料收集、整理和归档工作进行监督指导，组织培训本单位各部门及所属机构档案人员；

（三）承担本单位各种门类和载体的档案接收、整理、管理、统计、提供利用和定期移交进馆等工作；

（四）办理领导交办的其他档案工作事项。

档案人员应经档案业务培训并取得岗位培训证书，定期参加档案继续教育，掌握档案业务知识和现代化管理技能，熟悉本单位保存的档案内容，确保档案工作任务及时完成。

第四条  单位应配备符合国家标准、至少能存放10年档案数量的专门库房，并与办公用房、阅档室分设。

第五条  单位应当建立健全档案工作各项管理制度，并严格执行。主要包括：

（一）立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求；

（二）档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施；

（三）档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求；

（四）档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续；

（五）档案统计制度，主要包括档案收进、移出、结存、利用等数据；

（六）档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。

单位制定《档案分类方案》《文件材料归档范围、归档时间、责任科室和保管期限表》，按规定报市档案局核准后执行。当单位工作职能发生变化或发生机构撤并情况时，应及时重新修订，并履行报批手续。

第六条  将档案信息化建设纳入本单位信息化建设内容，加快数字档案室建设，实现档案管理现代化。

在档案事务中购买社会服务，应符合档案安全保密的要求，依法确定档案事务外包的范围，制定档案安全风险防控工作预案，加强档案事务外包服务事中监督管理。

第二章  档案收集

第七条  单位各部门应严格按照文件材料归档范围和档案保管期限规定履行归档职责，做到档案应归尽归。

应归档范围为文书、业务、科技、会计等各种门类档案，以及纸质、电子、音像、照片、礼品、实物等各种载体档案。具体包括：

（一）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的、对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的档案；

（二）单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的档案；

（三）本单位需要贯彻执行的上级、同级单位的文件；下级单位报送的重要文件；

（四）其他对本单位工作具有查考价值的档案。

第八条  归档时间：各种门类和载体的文件材料应依据相关规定按年度或阶段及时归档。文书档案在当年6月底前完成上年度文件材料的归档，科技档案应在项目建设完成后三个月内归档；照片档案应在照片形成之日起一个月内归档；专门档案按相关规定时间归档。

第九条  归档要求：

（一）归档文件材料应齐全完整，内容真实有效；签字、盖章准确到位；字迹材料符合耐久性要求。