市有关部门，各区县（市）民政局、档案局，宁波杭州湾新区社会事业发展局，大榭开发区民政与社区管理局，宁波国家高新区、东钱湖旅游度假区社会事务管理局：

为加强地名档案的管理，维护地名档案的系统、完整和安全，促进地名档案管理科学化、制度化、规范化，充分发挥地名档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《民政部 国家档案局地名档案管理办法》《浙江省地名管理办法》和《宁波市地名管理条例》，结合我市实际，现就进一步规范地名档案管理提出以下实施意见。

一、总体要求

充分认识地名档案管理是地名工作的重要组成部分，是进行地名管理、推行地名标准化、开展地名研究的基础。各地各有关部门要高度重视地名档案管理工作，运用新技术、新方法、新手段收好、管好、用好地名档案，抓好新形势下地名档案数字化管理，保证地名档案有效形成、有效积累、有效管理，充分发挥地名档案在城市建设、数字化改革中的重要作用。

二、主要内容

（一）地名档案的范围

地名档案是指在地名管理工作中形成的具有保存价值的记载各个地理实体的标准名称及其它相关信息的文字、图表、声像等材料。地名档案包括纸质档案和电子档案。

1.地名审批、门牌编制过程中形成的申报、审批材料：

①地名审批档案，包括：申请表、建设工程规划许可证、总平面图、地名批复文件等；

②住宅区（建筑物群）门牌编制档案，包括：申请表、建设工程规划许可证、总平面图、地名批复文件、统一社会信用代码证等；

③其他类形成的档案可参照①②。

2.地名调查（包括普查、补查和资料更新）的原始记录、补充调查记录和收集的考证材料等。

3.地名照片、宣传片、纪录片等声像材料。

4.地名普查成果表、地名卡片、地名文字概况、地名补查和资料更新成果表及地名图的原始稿、审定稿、正本（成图）。

5.《地名录》、《地名志》、《地名词典》、编印的地名文化书籍及各种资料汇编的原始稿、审定稿、出版本（包含电子稿）。

6.本单位编印的地名刊物的审定稿和出版本（包含电子稿）。

7.地名译写书刊的原始稿、审定稿和出版本（包含电子稿）。

8.各种地名图的审定图和成图。

9.地名标识等其他地名工作中应该保留的材料。

（二）地名材料的归档要求

1.地名材料应于每项工作告一段落或结束后整理归档。

2.地名材料以县（市）、市辖区为整理单位，按照一名一卷或多名一卷整理，并结合行政区划和地名类别排列。

3.地名文字概况与地名表应装订成册，地名卡片应装入卡片柜或卡片箱、盒，地名图应采用图筒或专用柜等方法妥善保管。