朗读
区委办公室 区政府办公室
关于印发《龙湾区电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》的通知
各镇党委、人民政府，街道党工委、办事处，区属各单位：
《龙湾区电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》已经区委、区政府同意，现印发给你们，请结合实际贯彻执行。
中共温州市龙湾区委办公室
温州市龙湾区人民政府办公室
2010年6月23日
龙湾区电子文件和数字档案登记备份工作
实 施 方 案
为贯彻落实《中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发〈电子文件管理暂行办法〉的通知》（厅字〔2009〕39号）和《中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号）精神，全面推进我区电子文件和数字档案登记备份工作的顺利实施，特制定本实施方案。
一、总体要求
深入贯彻落实科学发展观，认真执行有关档案法律法规，根据真实性、完整性、安全性和可用性要求，通过电子文件和数字档案登记认证与数字备份相结合的方式，创新档案管理运行机制，建立电子文件和数字档案的安全保障体系和信息服务体系，着力提高档案工作服务中心、服务大局、服务社会的能力，充分发挥其在服务经济社会发展中的积极作用。
二、工作原则
1、统一规划、分步推进。全区电子文件和数字档案登记备份工作实行统一部署、统一规划、统一要求。区档案馆建立区档案登记备份中心，负责管理各镇（街道）、各单位文件和数字档案的交接认证备份等服务工作。各镇（街道）、各单位管理本单位电子文件和数字档案的收集、整理、汇总、维护、移交等工作。先行试点，积累经验，逐步推进档案登记备份工作。
2、统筹协调、突出重点。按照省、市档案局工作要求，区分轻重缓急，优先安排党政机关、涉及群众切身利益的民生领域、全区重点建设项目的电子文件和数字档案登记备份工作。
3、安全保密、有效利用。严格按照有关法律和规范标准，采取有效技术手段和管理措施，确保备份电子文件和数字档案安全，确保国家秘密、商业秘密和个人隐私安全。发挥电子文件和数字档案资源高效便捷的优势，为党委、政府中心工作提供档案利用服务，为相关单位提供档案真实性认证和数据恢复服务。
三、目标任务
1、建立电子文件和数字档案登记备份中心。根据电子文件和数字档案的安全备份需求，以数字档案馆为基础，在区档案馆建立电子文件和数字档案登记备份中心，实现全区范围内电子文件和数字档案的集中管理。力争到“十二五”规划期末，在省内其他县（市、区）档案馆建立异地备份库。
2、优先开展涉及民生的重要档案的登记备份工作。“十二五”期间，完成重点涉民单位的电子业务数据、其他电子文件和档案数字化成果的登记备份工作。根据国家关于电子文件中心建设的有关要求，对各级机关、团体、国有企事业等进馆单位形成的电子文件和其保管的未到移交进馆年限的档案数字化成果，进行实时或定期移交登记和安全备份，力争完成40%以上进馆单位的电子文件和数字档案登记备份工作。
3、加强机关、团体、企事业单位数字档案室建设。各机关、团体、企事业单位要加强对本单位重要电子文件的归档和管理，加快重要传统载体档案（包括纸质、声像、音像、照片等）的数字化转换，为开展档案登记备份工作打下基础。“十二五”期间，全区60%以上的机关、团体、国有企事业建成数字档案室。
4、抓好重点建设项目档案登记备份工作。按照分级管理、属地管理的原则，区档案局要对列入区政府重大项目建设行动计划和区级以上政府投资项目的档案实施登记备份。对区级以上重点建设项目档案数字化成果（包括项目前期文件、隐蔽工程和竣工图等）进行登记备份。
5、拓展其他领域相关档案登记备份工作。在自愿申请的基础上，积极引导和开展民营企业、其他社会组织以及个人形成的重要电子文件和数字档案的登记备份工作。
6、完善相关配套服务。加强对电子文件和数字档案的登记认证、灾难恢复等服务，完善服务设施，加快培育档案数字化、常规保护、咨询服务、资源开发等相关服务产业。
四、档案登记备份工作的相关要求
（一）范围
根据电子文件和数字档案的权属关系和进馆要求，列入登记备份范围的档案包括：
1、法定进馆单位的重要电子文件和数字档案。包括机关、团体、国有企业、事业单位和其他组织形成的尚未移交进馆年限的归档电子文件、档案数字化成果等。
2、相关重点领域形成的重要电子文件和数字档案。主要是：（1）涉及公共利益或者单位、个人权益的重要民生领域的档案。重点是各级业务主管机关、人民团体及下属的二、三级单位形成的与人民群众关系密切的重要业务档案和电子数据（包括人力资源和社会保障、城乡住房和建设、医疗卫生、教育、民政、农林、环保、工商、质监、食品药品监督、安全生产监督、国土资源及其他重要民生领域形成的业务档案和电子数据）；（2）国有企事业单位形成的事关国计民生、具有重要法律凭证价值或现实查考价值的电子文件和数字档案；（3）重点建设项目领域。重点是由区级以上重点建设项目形成的对国家和社会具有长久保存价值的档案。
3、在自愿基础上，对非国有企业、基层自治组织和个人保存的重要电子文件和数字档案进行登记备份。
国家和省另有规定的，依照有关规定执行。
（二）档案数据形式
主要有三种数据形式：
1、电子业务数据。指各专业主管部门及下属单位通过专门业务信息管理系统形成的现行电子业务数据（库）。
2、电子公文。指各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成的公务电子文件（一般为版式公文或文档、图表等形式，包括相关元数据和机读目录等）。
3、档案数字化成果。指各单位传统载体档案经数字化转换后的数据成果，包括全文和机读目录等。
（三）档案登记备份的程序
各单位首先应填报《各单位档案管理情况登记表》（附表1），并做好重要档案（电子文件）形成与管理情况调查、档案数字化转换和电子文件备份导出等前期准备工作。
1、填写材料
各单位根据档案登记备份的时间要求，在移交档案登记备份数据前认真填写《电子文件和数字档案备份情况表》（附表2）、《档案备份数据移交、接收检验表》（附表3）。
以上材料在报送前均应经单位审核、盖章。其中《档案数据登记备份情况表》（续表）以档案登记备份载体（包）为单位填写，并包含每份载体（包）的唯一认证信息。
2、生成备份载体（包）
各单位应根据档案登记备份工作要求，将纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果，在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一性认证信息），并做好备份载体（包）的登记、管理工作。各类档案数据的登记备份要求分别如下：
（1）电子业务数据。应根据各单位的不同业务需求与安全保障条件，采用在线、脱机相结合的传输方式进行数据（库）备份，并形成备份载体（包）。报送单位应确保备份数据的真实性、完整性和安全性。登记备份数据是否需要加密，根据各单位实际确定。
（2）电子公文。登记备份方式和要求按照国家和省有关电子文件管理的规定执行。
（3）档案数字化成果。各单位应按照《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档〔2002〕43号）、《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》（浙档〔2007〕4号）等规定，优先将纳入登记备份范围的具有永久、长期保存价值的传统载体档案进行数字化转换，并按规定格式存储到一次写光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据内容的真实性、完整性和可读性。
3、报送与移交
各单位可通过在线传输、光盘移交等方式，将档案登记备份载体（包）按规定时间报送给档案登记备份中心，同时报送相关书面材料。涉密档案数据按照国家有关保密规定进行报送。各类档案数据的移交方式分别如下：
（1）电子业务数据。采用光纤在线传输等方式。暂不具备在线传输条件的，可以脱机载体（光盘、磁带等）方式移交。
（2）电子公文（包括科技电子文件）。采用在线传输或脱机载体移交等方式。
（3）档案数字化成果。采用光盘移交方式。
4、受理、审核
档案登记备份中心根据各单位报送的书面材料和移交的登记备份数据，结合国家、省有关规定，及时进行受理、审核。审核内容包括以下两个方面：
（1）材料审核。审核各单位档案登记备份范围是否符合浙委办〔2009〕140号文件和有关档案法规政策规定，《电子文件和数字档案备份情况表》（表2）等报送材料是否完整、有效。
（2）技术检测。移交的登记备份载体是否符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等规范要求，载体质量是否完好，介质是否携带病毒，备份载体（包）的摘要信息是否与已登记信息一致等。
5、反馈
档案登记备份中心根据审核结果，填写《档案备份数据移交、接收检验表》（表3）并反馈给报送单位。对于档案登记备份数据（或书面材料）不符合要求的，报送单位应在收到反馈后按照档案登记备份中心的要求重新移交、报送。
（四）时间要求
根据区档案局的安排，各单位于2010年8月底前完成《各单位档案管理情况登记表》的首次登记备份报送。其后，各类档案数据的登记备份时间要求如下：
1、电子业务数据
电子业务数据的登记备份时间可根据各单位业务信息管理系统的数据安全需求具体确定。对于数据变动频繁的，可每日备份；对于数据变动较少的，可每周、每旬、每月、每季、每半年备份，但每年至少一次以上。
2、电子公文
电子公文每年进行一次登记备份，一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的电子公文的登记备份。具体参照国家和省有关电子文件管理的规定执行。
3、档案数字化成果
档案数字化成果每年进行一次登记备份。一般应在第二年6月底前完成前一年度形成的档案数字化成果的登记备份。
附：1、单位档案管理情况登记表
2、电子文件和数字档案备份情况表、电子文件和数字档案备份情况表（续表）
3、档案备份数据移交、接收检验表
附1
单位档案管理情况登记表
填报单位（盖章）： 填报日期：
| 单位名称 | | 综合档案室负责人 | | ||||
| 分管领导 | | 联系电话 | | ||||
| 地 址 | | 邮 编 | | ||||
| 电子业务数据（库）管理情况 | 业务系统 （档案）名称 | 数据总量 （GB） | 备份方式 | 备份频率 | 脱机存储 载体 | ||
| | | | | | |||
| | | | | | |||
| | | | | | |||
| 归档电子文件（电子公文和科技电子文件）管理情况 | 归档电子文件总量（GB） | | |||||
| 归档电子文件数量（件） | | ||||||
| 软件环境（型号、版本等） | | ||||||
| 现备份方式 | | ||||||
| 传统档案管理及数字化情况 | 传统档案 管理情况 | 文书档案（卷、件） | | ||||
| 业务档案（卷、件） | | ||||||
| 科技档案（卷、件） | | ||||||
| 特种载体档案（卷、件） | | ||||||
| 其他（请说明） | | ||||||
| 档案数字化成果情况 | 成果总数据量（GB） | | |||||
| 目录数据库（条） | | ||||||
| 全文数据库（页） | | ||||||
| 多媒体数据库（小时） | | ||||||
| 其他（请说明） | | ||||||
附2
电子文件和数字档案备份情况表
移交批次编号：
| 填报单位 | | ||
| 经办部门 | | 填报日期 | |
| 情况说明 | 本次共移交 份备份载体 个备份文件包。 | ||
| 经办人 | （签名） | 检查人 | （签名） |
| 单位领导 审批意见 | （单位盖章） 年 月 日 | ||
| 主管机关 审批意见 | （主管机关盖章） 年 月 日 | ||
注：“主管机关审批意见”栏只针对二三级单位。
电子文件和数字档案备份情况表（续表）
单位名称（盖章）：
| 载体（包） 编号 | 备份形成时间 | 内容说明 | 数字摘要 | 载体形式 | 实际容量 （MB） |
| | | | | | |
| | | | | | |
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注：“数字摘要”是指对备份载体（包）用MD5、SHA1等摘要算法生成的唯一性摘要信息（或摘要文件），用于标识该备份载体（数据包）的真实性、可靠性。“载体形式”指档案备份数据载体形式，包括：光盘、磁带或在线移交等。
附3
档案备份数据移交、接收检验表
| 移交单位 | （盖章） 年 月 日 | ||
| 移交人 | （签名） 年 月 日 | 检查人 | （签名） 年 月 日 |
| 移交批次编号 | | ||
| 档案备份载体（包）自检情况 | | ||
| 接收单位 | （盖章） 年 月 日 | ||
| 材料审核情况 | | ||
| 技术检测情况 | 载体外观检验情况 | | |
| 病毒检验情况 | | ||
| 可靠性检验情况 | | ||
| 完整性检验情况 | | ||
| 规范性检验情况（电子业务数据除外） | | ||
| 技术方法与相关软件、说明资料检验（包括是否有加密、电子签名等） | | ||
| 处理意见 | （经办人签名） | ||
注：“接收单位”及以下栏目由档案登记备份中心填写。
主题词：档案工作 登记备份 通知
（共印25份）
