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嵊州市食品药品监督管理局文件
嵊食药监〔2012〕70号
关于印发《嵊州市食品药品监督管理局档案
综合管理暂行办法》的通知
各科室：
现将重新修订的《嵊州市食品药品监督管理局档案综合管理暂行办法》予以印发，请遵照执行。
二〇一二年十月十八日
主题词：档案 管理 办法 通知
嵊州市食品药品监督管理局
档案综合管理暂行办法
一、 总 则
（一）为加强我局档案的综合管理，切实保障档案的集中、统一和完整，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据《档案法》和有关规定，特制定本局档案综合管理办法。
（二）本局档案工作由局长领导，办公室具体负责监督管理，并吸纳各科室的兼职档案人员参加。接受本系统上级部门和同级档案行政管理部门的监督指导。全体档案工作人员必须增强档案意识，遵守职业道德，认真钻研业务，严格执行各项档案管理制度，不断提高我局档案现代化管理水平。
（三）各科室在各项业务活动中形成的具有保存价值的各种门类、各种体裁的档案材料，是我局档案全宗的主体，也是国家档案的组成部分，应得到充分的开发利用和妥善保护。
二、 归档制度
（一）归档范围
各科室在各项活动形成的具有查考利用价值的各种文件材料，包括图表、会议记录、电子声像、业务账册、凭证等各种门类、各种载体的档案材料，均属归档范围（具体见本局归档范围及保管期限表），实行各科室整理、归档制度。
（二）归档时间
1.文书档案实行随办随归，要求在次年5月底前做好系统整理和编目工作。
2.会计档案在次年5月前整理编目，由办公室保管一年后，向综合档案室移交归档。
3.各业务部门形成的专业（专门）档案，可在某一案件结案后，某一活动结束后整理编目。
4.基建类文件材料在竣工验收后，设备类材料在购置开箱后，科研类文件材料在项目监督后，及时整理归档。
5.声像材料、照片、光盘及实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
（三）归档要求
1.归档文件材料必须完整、准确、系统，符合其形成规律，本局形成的主要文件实行双套制。
2.归档文件材料，要按有关标准和规范管理。
3.按档案分类方案进行分类，并区分保管期限，编制好目录。
（四）移交
各科室的档案应在次年五月份前移交综合档案室，会计档案顺延一年。
移交时，必须编制移交目录，并办理交接手续。交接双方应根据目录核对，并按规定检查档案。经检查合格后，交接双方及监交人应履行签字手续。
三、 档案库房管理制度
（一）贯彻集中统一管理的原则，科学、系统地管理档案，维护档案的完整和安全，延长档案的寿命，有效地发挥档案的作用。
（二）对室藏档案进行科学分类，排列整齐，方便查找。
（三）定期检查室内档案，每年核对一次档案数量。
（四）采取切实有效措施，做好“防温、防潮、防虫、防火、防尘、防盗、防鼠”工作。
（五）保持库房洁净，严禁库房内吸烟，不得存放其他杂物。
四、 档案查借阅制度
（一）本单位人员因工作需要均可查阅本单位档案室的档案、资料。
（二）外单位人员因工作需要查阅本单位档案时，要出示介绍信，说明利用目的，经本单位领导同意后方能查阅，但不准外借。
（三）查阅档案资料要办理登记手续，一般在档案室查阅。本单位工作人员需借阅的，应在限期内归还，并不得擅自转借给他人。查阅利用后应将查阅目的、收到的效益及时反馈给档案室。
（四）查阅时要保护档案、资料，不得划线、圈注、涂改、污损和折页、拆卷，以保护档案资料的完整和整洁，严格维护档案资料的原貌。
（五）借阅人调离本单位时，应将所借档案资料全部还清。
五、 档案统计制度
（一）应按《统计法》等法律法规的有关规定，运用科学的方法，做好档案统计工作，及时收集、整理和分析统计资料。
（二）建立各种统计台账，包括档案的接收、移出、销毁等登记，及时了解和反馈档案的数量和质量情况，做到家底清楚。
（三）准确编制上报档案统计年报及档案资料利用、档案构成基本统计和其他专门统计报表。
（四）档案统计工作必须做到实事求是。
六、 档案保密制度
（一）档案工作人员应认真贯彻《档案法》、《保密法》等有关法律法规和政策，确保档案和档案机密的安全。
（二）非档案室工作人员，未经许可，不准进入档案库房。
（三）查阅档案，必须履行登记手续，并在指定地点查阅。查阅密级档案，须经单位领导签字同意，并在查阅室内查阅。
（四）档案材料不准带出单位，如有特殊情况须经过单位领导同意，并采取必要的安全措施。
（五）定期进行保密检查，发现失密、泄密情况应立即报告，并积极采取补救措施。对失密、泄密人员要按有关规定作严肃处理。
七、 档案鉴定和销毁制度
（一）档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，应定期对到保管期限的档案，进行重新审查、鉴定，提出存毁意见。
（二）经过鉴定，对失去利用和保存价值需要销毁的档案，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册，拟定销毁报告，经分管领导审批同意方可销毁。未经鉴定小组鉴定的档案，任何人不得进行销毁。
（三）档案销毁时， 要两人以上监销。监销人员在销毁前应认真清点核对，并在销毁清册上签字。销毁清册列入档案保存。
八、 综合档案室工作职责
（一）集中统一管理本单位全部档案，开发档案信息资源，搞好档案的编研和提供利用工作。
（二）监督指导和协助各科室有关人员整理好需要归档的文件材料，并按时移交综合档案室。
（三）收集、整理、鉴定、编目、保管、统计本单位的档案资料。
（四）运用科学的方法，最大限度延长档案寿命。按规定做好向市档案馆的档案移交工作。
（五）履行“十不”保密原则。执行保密制度，确保档案和档案机密的安全。
（六）档案人员要努力提高政治思想觉悟和档案业务水平，提高工作效率和工作质量，保证档案工作顺利进行。
九、 档案员岗位责任
（一）认真学习和贯彻落实《档案法》及上级有关档案工作的方针、政策，严格执行本单位的各项规章制度。
（二）敬业爱岗，钻研业务，不断提高业务水平，积极完成档案工作任务。
（三）兼职档案员按照归档范围，负责收集、整理本科室形成的档案材料，按归定定期移交给综合档案室。
（四）综合档案员负责统一管理本单位全部档案。负责指导各科室兼职档案员做好文件材料的收集、整理、归档工作。
（五） 按时接受各科室的业务、科技等档案。
（六）根据不同的门类档案特点，做到科学分类，系统编目，合理存放，实行科学管理。
（七）定期检查档案的保密情况，做好库房清洁卫生“八防”工作，确保档案安全。
（八）遵守保密制度，维护档案的完整和安全。
（九）积极开发档案信息资源，为领导决策、工作查考及经济建设提供服务，并做好利用效果的登记统计工作。
十、 奖惩办法
（一）根据《档案法》规定，对开展档案工作和发展档案事业作出显著成绩的人员，给予表彰和奖励。
（二）对应归档的文件材料拒绝移交归档、占为己有，或涂改、损毁、丢失档案的，根据情节轻重，按有关法律、法规和规章制度给予批评、政纪处分，直至追究法律责任。
十一、附则
（一）本档案管理办法由办公室督促、检查、落实和解释。
（二）自公布之日起执行。
