嵊州市食品药品监督管理局文件

嵊食药监〔2012〕71号

关于印发《嵊州市食品药品监督管理局

电子文件归档和数字档案安全保管

和备份制度》的通知

各科室：

现将《嵊州市食品药品监督管理局电子文件归档和数字档案安全保管和备份制度》予以印发，请遵照执行。

二〇一二年十月十八日   

主题词：电子档案  制度  通知

抄送：市档案局

嵊州市食品药品监督管理局办公室   2012年10月18日印发

电子文件归档和数字档案

安全保管和备份制度

一、重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；

二、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；

三、电子文件积累工作要随时进行，并由各部门兼职档案人员负责收集；

四、对于在网络系统中处于流转状态、对本单位有利用价值的电子文件要及时捕获，集中存储在存储器中；

五、各部门形成和收集的电子文件于次年的三月份以前移交单位档案人员集中整理，并建立数据库，于六月底前完成归档工作；

六、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；

七、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；

八、电子文件要制作备份，脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；

九、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等一同归档保存；

十、定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案损失；

十一、为了便于档案人员管理，电子文件数据归档时不加密。

十二、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理才能归档保存。

十三、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不能使用其实磁盘，以免感染病毒。