关于调整档案管理工作领导小组的通知

 

各科室：

为进一步加强档案管理工作，做好各类档案的收集、整理、归档等工作，规范档案的管理，经研究决定，调整档案管理工作领导小组成员名单如下：

组  长：李兴周         

副组长：应向群  

档案安全保管责任人：徐  江

档案员：姚  艳

各科室档案收集人员：潘怡君      工业科

                    胡娉婷      农社科

                    叶沐阳      专利科

档案员负责本单位各门类档案的收集、整理、集中保管与利用工作，各科室档案收集人员要做好向档案员移交本科室产生的重要档案，各档案工作已纳入本单位各科室综合考核内容。

特此通知。

附件：永康市科技局档案管理制度汇编 

 

                             永康市科学技术局

2017年12月19日

抄送：永康市档案局

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件：

 

永康市科技局档案管理制度汇编

 

1．综合档案室职责

2．档案工作分管领导职责

3．办公室主任档案工作职责

4．档案人员岗位责任制

5．档案立卷归档制度

6．档案保管制度

7．档案保密制度

8．档案借阅利用制度

9．档案交接制度

10．档案库房管理制度

11．档案统计制度

12．档案鉴定销毁制度

13．档案数据安全保密制度

14．档案数据管理维护制度

15．档案数据网上查询利用制度

16．电子文件和数字档案安全保管和备份制度

 

 

 

综合档案室职责

  

一、宣传贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规；严格执行党和国家的保密制度，确保档案的完整与安全。

二、负责本单位各门类档案的收集、整理、保管、统计和调阅利用工作；做好档案信息数字化建设的基础工作；指导和督促各科室兼职档案人员做好各类档案的收集、整理、归档工作。

三、组织安排对已超过保管期限的档案资料进行鉴定、销毁工作；按规定向市档案局移交应进馆的档案。

四、编制各种档案的电子目录数据库及各类编研材料，为局机关提供利用服务。

五、编制年度档案工作情况统计年报，按时向市档案局报送。

六、办理领导交办的其他有关的档案工作。

 

 

 

 

 

 

 

 

档案工作分管领导职责

 

一、组织本单位学习、宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级及地方档案行政管理部门关于档案工作的各项方针、政策、法规的活动。

二、加强对本单位档案工作的领导，把档案工作纳入本单位的整体发展规划，并列入本单位议事日程，督促档案部门按要求做好工作。

三、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难、逐步改善工作条件，使档案工作与本单位的各项工作协调发展。

四、对本单位档案管理工作负全面的领导责任。

五、对档案管理工作做出显著成绩的给予奖励，对违反有关规定的给予处罚。

办公室主任档案工作职责

 

一、在分管领导的带领下，组织档案人员学习《档案法》和上级有关档案工作条例、规定和指示，努力完成档案室的各项工作任务。

二、组织档案人员学习党和国家的方针、政策、法规；学习专业业务知识，不断提高工作能力和政治业务水平。

三、负责制订档案室工作计划、目标管理内容、监督检查档案室工作。

四、按照《档案法》，组织拟定和修订档案工作的各项管理制度，定期检查执行落实情况。

五、在本职权范围内审批档案的查阅、借阅案卷，积极组织档案人员做好档案信息的开发利用工作。

六、组织本单位专职、兼职档案人员的业务培训和下属单位档案业务监督、指导与检查工作。

七、关心解决档案干部具体工作中的实际困难。

 

 

 

 

 

 

档案人员岗位责任制

 

一、认真贯彻、执行《档案法》、《保密法》以及有关档案工作的方针、政策和规定，不断提高政治思想和业务工作水平。

二、热爱档案事业、熟悉档案业务、制定有关档案工作计划和管理制度。

三、负责统一管理本机关的全部档案，严格接收手续并把好质量关，做好档案的保管、利用工作。

四、认真贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《机关档案工作业务建设规定》，实施科学管理，积极创造条件，升级达标。

五、加强基础建设，熟悉本机关室藏档案，编制组织沿革、大事记、年鉴、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等检索工具和专题资料。

六、保密档案的管理和利用，必须按照国家有关档案、保密工作的法律、法规和方针政策的规定办理，确保机关档案的完整与安全。

七、按照档案保管期限及鉴定工作的规定，定期鉴定档案，及时做好档案的存毁和向市档案馆移交档案的工作。

 

 

 

档案立卷归档制度

 

一、归档范围：

1．凡是本机关在工作中形成的，并已办理完毕，具有保存价值的收发文件、会议记录、工作计划总结、统计报表、本机关编制的简报，以及反映本机关重要活动的照片、音像等文件材料，均应立卷归档保存。

2．本机关活动中形成的业务档案。

3．信访、财务等工作材料。

二、立卷归档时间：

1．机关文书档案应坚持做好平时收集，把已处理完毕的文件按流水号收集齐全，于第二年初进行整理、归档，六月底前完成归档工作。

2．机关会计档案在年终立卷后由财务部门暂时保存一年，第二年六月底前移交综合档案室。

3．基建档案应在工程结束竣工后三个月内归档；设备随机文件材料在开箱时归档，安装及维修文件材料在工作结束后归档。

4．声像、照片、重大活动档案在每项活动结束后，及时交综合档案室归档。

5.其他门类和载体的档案应按有关规定向综合档案室移交归档。

三、文件整理归档要求：

按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《机关档案工作业务建设规范》的要求，遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件间的联系，区别不同价值，便于保管和利用。

1．不同年度的文件一般不得放在一起归档；但跨年度的请示与批复，放在复文年归档；没有复文的，放在请示年归档；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档；非诉讼案件放在结案年归档；其他文件材料的归档按有关规定执行。

2．文件材料应区别不同情况进行排列。一个问题的请示、报告、批复应依序排列在一起（批复在前、请示在后，正件在前、附件在后），印件在前、定稿在后；转发件在前、原件在后；其他文件材料依照有关规定及其形成规律或特点进行排列。

3．文件材料的排列，应按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。文件材料整理后装盒的排列自上而下，自左向右。排列方法应结合本机关的具体情况，历年来的归档排列要统一，前后一致。

4．文件材料整理归档目录应区别不同保管期限，分年度编制归档目录，在一个全宗内，归档目录号或分类号不得重复。

档 案 保 管 制 度

 

一、综合档案室做到办公、阅档、库房三分开。

二、配置足够的档案柜以及相关设备。

三、档案室门窗要牢固，严格做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。档案库房做到专人负责、专人管理。库房内不得堆放杂物，应保持清洁卫生，通风干燥。

四、经常检查档案存放的情况，发现破损或霉变的档案，档案人员要认真采取措施，及时进行修补或复制。

五、库房内的档案柜应排列有序、统一编号，做到整齐划一。

六、根据档案工作需要配置温湿度计、复印机、扫描仪、电脑、收录机、去湿机、吸尘器、空调设备、照相机和电子计算机等设备。

七、机关档案管理现代化，纳入本单位办公自动化系统同步发展，逐步实现档案管理的科学化、现代化，提高档案管理水平和服务效率。

 

 

 

 

 

 

 

档案保密制度

 

一、严格执行《保密法》的有关法律和保密规定，自觉遵守保密纪律，严格执行国家工作人员十项保密守则。

二、严格遵守保密等各项规章制度。不得违反制度而向任何人提供档案或扩大利用范围；不得向他人泄露档案机密内容。

三、严格借阅手续。政法、纪检部门利用本局档案，按规定办理审批手续后，应在阅卷室查阅，并仅限于与查阅有关的内容；其他单位利用档案，经批准后由档案员提供有关内容。本局内部利用档案，利用人必须严格保管，做到用毕即还。任何利用人非经档案室同意，一律不得将档案转借任何单位或个人。

四、所有利用者必须严格保守机密，不得随意扩散利用内容。

五、如有违反保密制度而造成事故的，依据《保密法》有关规定追究有关人员的责任。

　

 

 

 

 

 

档案借阅利用制度