虞档[2007]45号

各乡镇、街道，市直各部门和单位：

为深入贯彻《档案法》及有关法律法规，依法推进全市档案事业全面发展。在各单位全面自查的基础上，7月23日至27日，上虞市人大常委会科教文卫工作委员会和市档案局对9个乡镇、街道和单位的《档案法》贯彻实施情况进行了重点督查和抽查，市档案局、市水利局联合对7个乡镇的水库大坝档案管理进行了专项检查，现将检查情况通报如下：

一、贯彻落实《档案法》成效显著

1、领导重视、狠抓落实。各被查单位对档案工作重要性的认识、档案意识明显提高，明确了分管领导、具体负责人，并设有专、兼职档案员，做到分工明确，责任到人。分管领导亲自过问、经常督查，切实解决了一些档案工作中存在的问题。例如驿亭镇政府和社保中心领导非常重视档案工作，在办公用房十分紧张的情况下，精心安排，单独设立了档案库房和阅览室，配置了档案柜，安装了空调，为档案工作依法开展创造了良好环境。

2、完善制度、规范管理。一是完善了档案管理制度。各单位都制定和完善了以立卷归档制度为核心的档案管理制度，不少单位将档案工作纳入机关和下属单位（行政村）目标管理考核，从制度上促进了档案工作的制度化、规范化。在检查中没有发现因管理不善出现危及档案安全或档案被盗、涂改、撕毁等现象。二是实现了档案集中管理。绝大部分单位能够及时收集、整理各种门类、不同载体的档案，收集齐全，整理规范。按时完成年度归档任务，对各门类、载体档案实行集中统一管理。三是强化了档案开发利用。从检查情况看，绝大部分单位都编有《全宗介绍》、《大事记》、《组织沿革》等编研材料，并充分利用室藏档案资源，主动提供利用，为本单位的各项工作服务。

3、档案信息化水平不断提高。绝大部分单位都配置了计算机、档案管理软件、扫描仪和刻录机等设施设备，档案数据库建设卓有成效。像百官街道、供电局、交通局等单位基本完成了室藏档案的条目录入，有的已开始了全文数据库管理，档案查询实现了电脑化，提高了本单位的档案信息化管理水平。

二、水库大坝档案管理已引起重视

水库大坝档案是基本建设项目档案的重要内容之一。由于历史原因水库大坝档案管理没有引起足够重视，造成水库大坝资料不收集、不归档、不移交的“三不”现象，存在严重的管理空档。通过这次对章镇、上浦、下管、陈溪、长塘和梁湖、驿亭的水库大坝档案专项检查，各乡镇对水库大坝档案的重要性和依法管好水库大坝档案的认识进一步提高，多数乡镇在检查前都对水库大坝档案进行了规范立卷并及时向综合档案室移交，加强了对水库大坝档案管理的领导，健全了管理制度和网络。

三、存在问题

1、少部分单位档案人员调换频繁，有的兼职过多，致使档案收集不齐全，归档质量不符合规范要求，安全保管存在一定隐患。

2、少数单位档案制度执行的不严。出现档案门类与载体不全，文件材料收集不完整，有些公务活动中形成的文件材料（如基建、机读档案）还在个别人手中，归档范围不明确，组成的案卷不规范，个别档案人员业务不熟悉，对本单位档案情况不掌握，档案借阅手续不完备，各种门类档案未能实行集中统一管理，检索工具、编研材料等相关业务建设还有待于进一步完善和提高。

3、部分单位信息化水平还有待提高。个别单位档案信息化工作还相当滞后，有的单位尽管配置了相应的设施设备，但利用率不高，数据录入量不够多，录入质量不符合规范；有的单位档案信息化工作至今还没有起步，与本单位的档案工作没有同步发展。

4、水库大坝档案管理有待进一步规范。从这次检查情况看，不少乡镇对水库大坝档案归档意识淡薄，重要性认识不够，业务人员和档案人员职责不明，导致水库大坝档案资料收集不齐，整理不规范，移交不及时，水坝大库档案管理存在一定的安全隐患，希望引起各乡镇领导的高度重视。

三、今后意见

1、增强依法治档意识。今年是《档案法》颁布二十周年，各单位要加强对《档案法》的宣传，提高档案法制意识。进一步加强对档案工作的领导，稳定档案人员队伍，按要求做好新老档案人员交接，切实解决一些档案工作中存在的问题。

2、加强基础性业务工作。各单位对本次档案执法检查和自查中发现的问题要认真进行整改，严格管理，扎实做好各项基础业务工作，不断提升本单位的档案工作水平。

3、完善制度化管理体制。各单位要紧紧围绕本单位职能工作，建立健全并严格执行以归档制度为核心的各项管理制度，切实加强对各门类应归档文件的控制，各乡镇要特别注重水库大坝档案及各业务线上档案的归档管理，确保收集齐全，整理规范，利用便捷。

2007年8月6日