虞档[2004]33号

各有关部门、单位：

根据虞档［2004］29、30号文件精神，由市人大办、市档案局会同市公安局、卫生局、教体局及有关主管部门于8月24日至10月20日对全市46家单位（公安系统7家、卫生系统6家、教育系统24家、行政执法大队9家）的档案管理工作进行执法（专项）检查。这次检查对12家单位提出口头整改意见，4家单位提出限期整改，现将检查情况通报如下：

一、《档案法》贯彻执行成效显著

1、依法加强对档案工作的领导，档案法制意识不断增强。通过检查发现，绝大多数单位能认真贯彻《档案法》等档案工作政策法规，把本单位档案工作纳入法制化建设轨道，显示出档案工作的应有地位。单位领导对档案工作十分重视，千方百计解决人、财、物问题，并经常督促检查。如水土保持站领导从网上下载《档案法》人手一份进行档案政策法规的宣传学习，还拨出一定经费购置档案箱柜和档案用具；丁宅乡学校在经费紧张情况下，准备每年拿出一定经费配置档案箱柜，力争二年内全部更换铁柜；公安系统7家单位4家配置铁柜，3家配置密集架；城南中学、下管镇中、城建监察大队及环境监察大队等单位还把这次检查作为契机，为明年争创档案工作目标管理省、市级打下基础。

2、档案工作依法实行集中统一管理，各项制度比较规范。档案实行集中统一管理，是贯彻落实《档案法》的有效措施，是确保档案完整与安全的有效途径，使形成的档案不易失散。这次检查，各单位基本上设有档案库房或专用箱柜，能及时收集、整理各种门类、不同载体的档案，档案管理网络比较健全，档案制度日趋完善，借阅手续基本齐全，利用效果取得一定成效。如上虞中学、竺可桢中学等单位每年利用人次不少于100多人（卷）次，还建立利用及利用反馈登记。在检查中没有发现因管理不善出现危及档案安全或档案被盗、涂改、撕毁等现象。

3、依法开展对所属单位档案工作的监督指导，档案人员尽心尽职。各系统主管部门都能对所属单位、各职能科室的档案工作进行指导，如财政地税局、文广局等单位档案人员对本系统所属单位的档案工作抓得紧、抓得实，有的进行个别辅导、热心指导，有的利用休息时间帮助他们一件一件整理归档，通过热心指导、有效监督，确保档案资料的完整与齐全。教体局对所属24家单位的现代化建设进行督查，使17家单位配置电脑及档案管理软件，真正达到档案管理与学校发展同步，档案管理信息化程度进一步提高。

二、依法治档有待进一步加强

（1）个别单位对档案执法检查未能引起足够重视。未按虞档［2004］29、30号文件精神运作，分管领导分而不管，档案人员不稳定、兼职多，档案制度不够健全，管理体制不落实，已取得档案目标管理认定的档案等级非但没有巩固，反而走下陂。

（2）少数单位档案制度执行的不严。出现档案门类与载体不全，文件材料收集不完整，有些公务活动中形成的文件材料（如基建、设备、机读、实物档案）还在个别人手中；归档范围不够明确，组成的案卷不规范；个别档案人员业务不熟悉，对本单位档案情况不掌握，档案借阅手续不完备，各种门类档案未能实行集中统一管理，处于各自为政、分室保管；检索工具、编研材料等相关业务建设还有待于进一步完善和提高。

（3）档案保管不安全。个别单位档案库房设置不符合八防要求，室内电线交叉纵横，库房设在宿舍楼中间，有的库房设在底层，库房门窗无防盗设施，墙壁潮湿并出现霉斑、档案装具陈旧、变形、缝隙大，箱柜内档案存放凌乱，有的库房内堆放无关杂物。

通过这次档案执法检查，希望各检查单位要以档案法律法规为依据，继续巩固档案工作成果，提高档案管理水平，正视本单位存在的不足，按检查中提出的整改要求限期整改；同时也希望各单位要进一步学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的政策法规，增强档案法制意识，规范档案队伍建设，加强档案工作的宣传，把档案工作纳入法制化轨道，使档案工作更好地为经济建设和社会发展服务。

               二00四年十月二十九日