各乡镇、街道，市直各部门和单位，有关企事业单位：

    为扎实推进全市数字档案室建设，全面完成“十二五”档案事业发展规划所确定的目标任务，现将《上虞市数字档案室建设实施方案》印发给你们，望认真贯彻执行。

                              二〇一一年十一月二十一日

上虞市数字档案室建设实施方案

为全面提升我市档案信息化水平，引导和部署全市各立档单位数字档案室建设，进一步拓广档案登记备份范围，充分发挥数字档案资源在社会经济发展的作用。根据我市数字档案室建设现状，特制定本实施方案。

一、指导思想

以国家、省档案信息化建设纲要为指导，按照建立上虞市区域性数字档案信息资源系统的总体目标任务，实现档案馆、室数字档案信息资源的高度共享，促进全市档案信息资源的有效整合，充分发挥档案信息资源在我市经济社会发展中的重要作用。

二、主要任务

根据虞政办发〔2009〕151号关于印发《上虞市数字档案室系统推广应用实施细则》以及虞政办发〔2011〕176号关于印发《上虞市档案事业“十二五”发展规划》的文件精神，争取在“十二五”期末，全市数字档案室建成率达80%以上。

1.乡镇街道和市级部门单位的数字档案室建设。乡镇街道和市级部门单位依托政务平台和上虞市室藏档案管理系统，在各单位完成全部室藏档案条目录入的基础上，由档案馆统一对应进馆的室藏档案进行数字化全文扫描，通过室藏系统建立馆、室数据无缝联接。对不属进馆范围具有永久和长期（30年）保存价值的室藏档案，各单位应统筹规划逐步完成全文数字化工作，建立门类齐全、数字档案资源丰富的数字档案室。到“十二五”期末，全市所有乡镇街道和市直部门单位建成数字档案室。

2.企事业单位的数字档案室建设。全市各企事业单位应围绕本实施方案，结合本单位信息化建设计划，加大对数字档案室建设的软硬件投入，加快室藏档案目录数据库和数字化加工步伐，尽快建成数字档案资源丰富、适合本单位档案利用需求的数字档案室。到“十二五”期末，力争档案目标管理在绍兴市级以上的事业单位和档案目标管理在省级以上的企业单位建成数字档案室。

3.行政村和社区数字档案室建设。各行政村和社区也要积极创建数字档案室，所有争创标准化行政村和社区档案室必须要达到数字档案室建设标准。力争到“十二五”期末，全市有10%的行政村和社区建成数字档案室。

三、建设内容

1.软硬件建设。各单位应根据数字档案室建设的要求为综合档案室配置符合要求的服务器、存储设备、网络设备、计算机、扫描仪和刻录机等必需的硬件设施；未联入上虞市室藏档案管理系统的企事业单位还应搭建符合《档案管理软件功能要求暂行规定》（国档发[2010]6号）的网络版档案管理平台。确保本单位数字档案室建设的顺利开展。

2.数字档案资源建设。数字档案资源建设是数字档案室建设的核心内容，主要包括目录数据库建设和全文数据库建设。其中，目录数据库必须涵盖室藏全部档案的案卷级、文件级和一文一件等计算机条目内容；全文数据库必须包含室藏纸质档案的数字化扫描和实物档案的数字化全文，以及经数字化规范整理后的数码照片、声视频媒体档案等内容。各单位要根据本单位档案工作的实际，采用自主或外包等方式尽快完成目录数据库建设和全文数据库建设。在建设过程中，要严格按照目录数据录入格式和国家有关数字化加工的技术规范进行建设，确保数字档案资源的质量。

3.电子文件归档管理。各部门和单位要按照虞政办发〔2009〕206号关于印发《上虞市电子文件归档和管理暂行办法》的文件精神，严格电子文件的收集、登记、归档工作，按技术规范对进入数字档案室数据库归档的电子文件实行科学管理和按权限有效利用，及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计，确保归档电子文件的质量和安全保管。

四、实施方法和步骤

1.分类实施，循序渐进。各乡镇街道和部门单位的数字档案室按照馆室一体化建设要求，由市档案局统一负责组织实施。全市各企事业单位数字档案室建设要在本实施方案的统一规划下，结合本单位信息化建设进程组织实施。其中，涉民的重要事业单位在硬件由本单位保障的条件下，通过档案登记备份的方式，由档案馆负责对其室藏档案进行全文数字化扫描，数字化成果列入室藏库和登记备份中心数据库单独管理，在档案馆指导和协助下完成其数字档案室建设任务。其它事业单位和企业实施数字档案室建设，档案局采取鼓励和提供技术指导的方法，由各基层档案室在全市总体规划原则下自主实施。行政村和社区档案室数字化建设采取实施奖励的原则，即完成多少标准就给予多少资金奖励的方法，促进行政村档案室数字化建设进程。

2.开展试点，注重示范。为确保全市数字档案室建设工作规范有序推进，市档案局将通过乡镇街道和市直部门、企事业单位二个层面组织数字档案室建设试点工作，采取试点示范、以点带面的建设思路，全面推进全市数字档案室建设。其中，乡镇街道和部门单位按照馆室一体化建设标准，在环境保护局等10家单位开展数字档案室建设试点，确保馆室一体化系统建设工作的扎实推进；企事业单位按照基层数字档案室建设标准，在上虞市鹤琴小学开展数字档案室建设试点工作。各部门和单位要结合自身实际，对数字档案室创建标准要细化明确，特别是一些必备条件一定要按照相关业务规范要求进行建设。对下属单位创建数字档案室也可以采取数字档案室示范点建设，总结和理清建设的基本标准，如数字档案室必备的硬件条件、系统平台、数据格式、管理制度、业务规范、实施步骤等要素和指标，制定本系统数字档案室建设一般标准和行业特色标准，并通过数字档案室示范点向系统内其他单位推广实施。

在积极开展试点工作基础上，为加快推进我市档案信息化建设步伐，引导和规范数字档案室建设，确保各单位电子文件和数字档案的安全管理和有效利用，扎实推进我市档案登记备份工作。根据上级档案部门有关数字档案室建设的要求，市档案局将通过在全市范围内开展“规范化数字档案室”创建和“示范数字档案室”评选活动，以示范带全局的方式推动全市数字档案室建设的深入推进。

3.分步开展，逐年推进。根据上级要求和“十二五”档案事业发展规划所提出的目标任务，全市数字档案室建设分二个层面、三个阶段推进实施。

（1）乡镇街道和部门单位数字档案室建设推进步骤：试点阶段（2011年12月底前）。市档案馆根据全市各综合档案室信息化建设实际情况，重点确定环境保护局等10家单位的综合档案室为推广应用试点单位，开展馆室一体化系统下数字档案室建设的试点工作，其他部门也要积极开展数字档案室建设。推广阶段（2012年12月底前）。全市各乡镇（街道）、市直部门和单位全面实施数字档案室建设，在完成原有档案数据库数据转移工作的基础上，及时做好当年度新接收档案的数字化条目录入工作（有条件的单位可进行档案全文数字化工作），市档案局按计划开展并完成对乡镇街道和部门单位室藏档案的数字化扫描，各乡镇街道和部门单位也可通过数字档案室系统远程访问档案馆数据中心。应用阶段（2013年起）。各乡镇（街道）、市直部门和单位全面实现与数字档案馆的无缝连接，实现与档案馆数据中心的远程访问及数字档案和目录及信息等内容的报送功能，档案局实现对各部门单位综合档案室工作的网上督查和业务指导。

（2）企事业单位数字档案室建设推进步骤：试点阶段（2011年12月底前）。市档案局根据企事业单位档案工作实际，在上虞市鹤琴小学开展全市企事业单位数字档案室的建设试点工作，在软硬件和数据库建设、数字档案室管理体系构建、基层单位数字档案的登记备份、电子文件归档管理、数字档案室建设组织管理和经费投入等方面积累经验，完成试点单位的检查验收。推广阶段（2012年1月至2014年底）。在全市各企事业单位推广试点单位建设经验，加强对档案管理人员的业务培训，全面开展企事业单位数字档案室建设，按上级要求和“十二五”规划完成企事业单位数字档案室建设任务。应用阶段（2015年起）。全市80%以上企事业单位应用数字档案室规范管理本单位数字档案资源，继续完善数字档案室各数据库和管理体系，其他单位继续做好数字档案室的创建工作。

五、工作要求

1.提高认识。数字档案室建设是新时期条件下档案信息化建设的一项重要内容，也是档案工作者所必须面临的一项重要工作。开展数字档案室建设对丰富我市数字档案信息资源，加快档案资源整合，实现档案资源的共享都具有十分重要的意义，全市各乡镇（街道）、市直部门和单位应充分认识其重要性，把此项工作列入本单位档案工作的一项重要任务抓紧、抓实、抓好。

2.加强领导。全市各乡镇（街道）、市直部门和单位应加强对数字档案室建设工作的领导，把数字档案室建设摆上议事日程，制定创建工作计划，纳入单位工作考核目标。同时，要不断加大对数字档案室配套硬件和室藏档案数字化的投入力度，不断提高档案人员建设和应用数字档案室的水平和能力，推动我市数字档案全面发展。

3.强化监督。各主管部门要加强对下属企事业单位数字档案室建设的监督指导。采取宏观上统一规划、业务上跟踪指导、行政上强化监督等措施，不断引导和指导下属单位开展数字档案室建设。采用进行现场指导、示范点参观引导性指导等方法，解决下属单位数字档案室建设业务中存在的问题。并把数字档案室建设纳入对下属单位年度工作目标责任制考核范围，定期对数字档案室建设进度和质量情况进行汇总和分析。扎实推进本系统内数字档案室建设。