各乡镇街道，市直各部门和单位：

现将《上虞市档案馆档案利用工作规定》印发给你们，请认真贯彻执行。

      二〇一三年一月二十三日

           上虞市档案馆档案利用工作规定

第一章 总  则

第一条  为进一步加强馆藏档案信息资源的开发，规范全市档案利用工作，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《中华人民共和国政府信息公开条例》和国家有关档案利用的规定，按照《上虞市档案馆接收档案范围细则》工作要求，结合本市实际，特制定本规定。

第二条  本规定适用于本馆向社会提供馆藏档案利用工作。其他各级综合档案室可参照执行。

本规定所称的馆藏档案范围包括馆藏实体档案、馆藏资料和数字档案资源。

本规定所称的档案利用工作是指档案馆对社会提供档案利用及出具档案证明的行为。

第三条  上虞市档案局负责对全市行政区域范围内档案利用工作的监督、指导和管理。

第四条  档案利用工作应当以人为本，遵循合法、便捷和维护档案安全，保护国家秘密、商业秘密和个人隐私，有利于社会稳定的原则。

第二章 利  用

第五条  利用档案馆档案应当根据不同档案范围出具合法的证明材料（均应原件），档案馆工作人员应当认真审核。

申请档案利用的组织开具的介绍信填写应当字迹清楚，写明利用档案的目的、范围、内容、要求和利用者姓名及其身份。

有下列情形之一的，档案馆工作人员可以拒绝提供档案利用：

（一）介绍信填写的利用者与实际的利用者身份不符的；

（二）持空白介绍信来利用窗口现场填写的；

（三）介绍信有涂改的；

（四）利用日期不在介绍信所注明的有效期范围内的；

（五）其他证明材料有不合法行为的。

第六条  档案馆正常接收保管的档案自形成之日起满30年一般应当向社会开放；到期仍不宜开放的档案经上一级档案行政管理部门审核同意可以延期开放。

经济、科学、技术、文化等类档案，一般可以随时向社会开放。档案馆应当定期通过简报或新闻媒体等向社会公布档案开放目录。

第七条  以“收藏”方式接收进馆的档案，除市委、市人大、市政府、市政协和档案馆因工作需要可直接利用及《档案进馆移交协议》和本规定中明确的档案开放利用相关要求等外，不向社会直接提供开放利用。

以“代存”、“备份”和“捐赠”方式接收进馆的档案，未经档案所有者同意，档案馆不向社会提供开放利用服务。

各乡镇街道、市级各部门及企事业单位和社会个人确因工作或其它事务需查阅利用收藏档案时，应向档案形成单位或档案移交者提出查阅申请，由档案形成单位或档案移交者提供单位介绍信或查阅利用证明，凭个人身份证查阅。查阅利用涉及知识产权的收藏类照片档案时，按本规定相关条款执行。

第八条  公民和组织利用档案，利用者持本人身份证（工作证、学生证）或者所在组织介绍信等合法证明，可以直接到档案馆利用已开放的档案。社会组织和公民需查阅对档案形成单位可能造成损害的馆藏档案资料时，还必须提供档案形成单位的委托书或介绍信，对已撤销的档案形成单位可提供查阅人员所在单位的介绍信。

境外个人或境外组织利用已开放的档案，须经境内有关主管部门介绍以及本档案馆同意。

向档案馆移交、捐赠档案的组织和个人对其档案享有优先利用权。

第九条  凡属于《中华人民共和国政府信息公开条例》规定公开范围的有关档案查询，按照《中华人民共和国政府信息公开条例》执行。

第十条  公民和组织利用档案馆未开放的档案，利用者应当凭所在组织或公民户籍所在地街道（乡、镇）以上介绍信、本人身份证，经审核并由分管局（馆）领导同意才能查阅。

公民和组织利用本单位已向档案馆移交的未开放档案，须持该单位的介绍信、本人身份证方可到档案馆利用。                                                                                                                                                     

第十一条  公民可以持本人身份证申请利用与其合法权益相关的未开放档案，涉及国家秘密、商业秘密和他人隐私等内容除外。委托他人查询，被委托人应持本人身份证、委托人的身份证和委托书。

属于国家秘密、商业秘密和他人隐私的档案范围，由档案馆根据有关规定审核确定。

第十二条  对下列档案利用，除按第五条至第十一条有关规定外，特别规定如下：

（一）婚姻档案

婚姻当事人持有合法身份证件，可以查阅本人的婚姻登记档案，可以出具当事人婚姻档案复印件或婚姻关系证明；婚姻当事人因故不能亲自前往查阅的，可以办理授权委托书，委托他人代为利用。持本人身份证及委托人身份证、委托书可以利用委托人婚姻关系证明。

婚姻登记机关持介绍信可以利用本机关形成的婚姻档案。

人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系，持单位介绍信和查阅人身份证可以查阅婚姻登记档案，利用案件当事人婚姻关系证明；律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中，持受理案件的法院出具的证明材料、本人有效证件和所在机构介绍信可以利用案件当事人婚姻关系证明。

利用婚姻登记档案的单位、组织和个人，不得公开婚姻登记档案的内容，不得损害婚姻登记当事人的合法权益。

（二）对涉及个人隐私类档案和资料的查阅

社会公民查阅知青档案、土改房产档案、户口迁移档案、独生子女档案、户粮档案、移民档案、建房批复等个人档案时，凭公民个人身份证且在办理查阅登记手续后即可查阅；各类组织因工作需要查阅此类档案时，凭单位介绍信和查阅人员的身份证，在办理查阅登记手续后即可查阅；社会公民查阅非本人且涉及他人隐私类档案和资料时，必须提供他人委托书和身份证或单位介绍信，凭查阅者身份证（或护照、回乡证等合法证件），在办理查阅登记手续后方可查阅。

（三）各类会议记录和纪要

各部门和单位查阅市委常委会议记录和市政府各类会议记录及纪要，必须由市委办公室、市政府办公室领导同意才能查阅；查阅时凭单位介绍信（或证明）并由市委办或市政府办公室盖章，或由市委办和市政府办公室指派相关人员陪同，经分管馆领导同意（市委常委会议记录必须由馆长同意），在办理相关登记手续后才能查阅。

其它各乡镇街道和部门及单位各类会议记录和纪要的查阅利用，按本规定第十二条第十一款规定执行。

（四）会计档案

各类会计档案不向社会公众开放查阅。会计档案形成单位可凭单位证明（或介绍信）和查阅人员的身份证进行查阅。纪委、组织部和公检法等机关因工作需要查阅利用会计档案时，凭单位证明（或介绍信）和查阅人员的身份证进行查阅。其它各部门和单位因工作需要查阅会计档案时，必须书面提出查阅申请，报档案形成单位同意并盖章后，经分管馆领导同意并办理相关登记手续后才能查阅。

（五）解放前的图版、地籍销号册

解放前的图版、地籍销号册档案一般不向社会公众开放查阅。 各部门和单位确因工作需要查阅，必须书面提出查阅申请，各村和社区由各乡镇、街道盖章证明，各下属事业单位由各主管部门盖章证明，各宗教团体由统战部盖章证明后，经馆长同意并办理相关登记手续后才能查阅。

（六）民国和清代档案（珍品档案）

民国和清代档案（珍品档案）一般不向社会公众开放查阅档案原件，各部门和单位及社会公民确因科学研究等工作需要查阅馆藏原件，必须书面出示查阅申请，经馆长同意并办理相关登记手续后才能查阅。

（七）专门档案

专门档案不向社会公众开放查阅。各部门和单位确因工作需要查阅纪委业务档案、信访档案、退休和死亡教师档案、死亡干部档案和各部门及单位职能工作业务档案等专门档案的，必须经档案形成部门同意并出具书面手续或由专人陪同，经分管馆领导同意，在办理相关登记手续后才能查阅利用。

（八）公证档案

公民持身份证可以利用本人的公证书，被委托人持委托人的书面委托及本人身份证，经审核可以利用委托人的公证书。

律师因诉讼代理的需要，应提交律师证、所在机构的查卷证明，及当事人同意律师查阅本人的公证档案的证明，经公证处主任批准后可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的与当事人的谈话记录。

公证机关工作人员因工作需要，持本机关介绍信、公证人员资格证件经审核可以利用有关公证档案。

人民法院、人民检察院和公安机关因工作需要，出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。

除人民法院、人民检察院和公安机关外，其他单位和个人一般不得借调和查阅公证档案。公证当事人及利害关系人查阅与其办理公证相关的公证档案，须经公证处主任批准后方可查阅。

涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借调个人查阅；特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，由公证处报同级司法行政机关批准。

（九）收藏类照片档案

市委、市人大、市政府和市政协及档案馆因公益性、非营利性工作需求查阅利用收藏类照片档案时，可按制度规定免费查阅利用；各乡镇街道、市级各部门及企事业单位和社会个人因工作需要查阅利用收藏类照片档案（开放）时，根据查阅利用知识产权档案相关收费规定和收藏类照片档案查阅相关制度执行。查阅利用收藏类照片档案（非开放）时，查阅利用者必须提供单位介绍信、个人身份证，经作者同意并经使用方和作者方双方协商确定有偿查阅利用。

（十）城建档案

市委、市人大、市政府和市政协及档案馆因工作需要可查阅进馆城建档案；建设业主和承建单位因业务需要凭单位证明和查阅利用人员身份证可查阅已进馆城建档案。其它部门和单位因工作需要查阅进馆城建档案时，需经城建档案馆批准后才可查阅。

（十一）其它非开放和涉密的文书档案、特种载体档案及资料不向社会公众开放查阅。非开放涉密的文书档案除市委和市政府各类会议记录和纪要外，一般包括：

1．市委和市政府向上级市委和市政府上报的各类报告、请示等文件，市政府向市人大、政协提出研究讨论的议案、报告等，市委和市政府各类信息刊物，市政府抄告单，市政府对各部门单位的批复件等；

2．市委和市政府有关财政经费、企业奖励补贴、社会稳定、信访工作、外事管理、领导干部管理、新闻舆论、宣传报道、网站管理、外宣工作等非公开类文件材料；

3．市人大和市政协非公开类文件材料（由审核人员审核把关确定）、市人大和市政协有关涉密类信息；

4．市委各部门和单位非公开类文件材料；

5．市政府各部门和单位非公开类文件材料；

6．各乡镇、街道非公开类文件材料；

7．经鉴定后明确的非公开有关全宗档案；

各部门及单位确因工作需要查阅此类档案资料时，必须经档案形成单位书面同意，凭单位介绍信、档案形成单位书面同意材料、查阅人员身份证，报分管馆长同意，在办理相关登记手续后才能查阅利用。

第十三条  档案馆馆藏档案一般不予外借，利用者应当在档案馆指定的阅览区域内利用档案，也可以通过信函、电话、传真、电子邮件和相关网站等途径查询档案。有关部门和单位确因工作需要外借档案时，应严格按照《档案借阅管理办法》组织实施。

档案馆实行服务承诺制度。对直接到档案馆的利用者当日予以受理，对通过信函、电话、传真、电子邮件和相关网站查询的在7个工作日内给予答复。

第十四条  档案馆接待利用工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，熟悉馆藏，维护国家秘密、商业机密和个人隐私。

档案馆应当提供优质服务，对任何利用者应一视同仁，满腔热情。对老弱病残者，对文化水平低或利用档案不熟悉的要给予更加周到的服务。

第十五条  档案馆应当加强档案收集，扩大档案利用范围；采用先进技术，实现档案利用的现代化；创造良好查阅环境，配备必要设施，方便档案利用。

第十六条  档案馆为利用者提供的档案证明有以下形式：

（一）档案复制件；

（二）档案数字化成果打印件；

（三）档案内容摘抄。

具体出证过程中选择何种形式，由档案馆工作人员确定。

凡出具纸质证明的，统一加盖档案证明专用章，注明档号、出证机构和出证日期，并应由档案馆经手人员签名或盖章。

第十七条  公民或组织持本人有效身份证明或本单位介绍信，经审批，可以利用与本人或本组织相关的数字档案资源。利用数字档案资源的公民或有关组织应严格按照《上虞市档案馆数字档案资源查阅利用制度》的规定办理相关手续。利用开放的数字档案资源除为利用者提供档案证明以外，档案馆根据利用者需求，经审核审批后还可为利用者提供数据复制和电子邮件服务。

第三章 法律责任

第十八条  利用档案馆档案有下列行为之一的，由档案行政管理部门或有关部门依照法律法规追究当事人的责任：

（一）损毁、丢失档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自泄露档案内容的；

（五）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

有前款第一项、第二项、第三项规定的行为之一的，由档案行政管理部门对当事人给予警告，对单位可并处1万元以上10万元以下罚款，对个人可并处500元以上5000元以下罚款，造成档案损失的，根据档案价值负责赔偿；有第四项、第五项规定的行为之一的，由有关组织对当事人给予行政处分。

利用档案馆档案违反其他法律法规的，由有关部门追究当事人的法律责任。

第十九条 当事人对档案行政管理部门的具体行政行为不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。

当事人逾期不申请复议、不提起诉讼又不履行的，档案行政管理部门可以依照《中华人民共和国行政诉讼法》的规定，申请人民法院强制执行。

第四章   附  则

第二十条  本规定中的“文书档案”，包括纸质档案和与之相对应的电子档案，部分单位因形成的专门档案数量较少，未作为单独门类列出，纳入文书档案管理。“特种载体档案”包括照片档案（纸质照片）、机读档案和实物档案。“实物档案”指中共上虞市委、上虞市人大、上虞市政府和上虞市政协对外交往形成的纪念品，上虞市重大活动、重大项目形成的具有纪念意义的物品以及各单位获得省部级以上的综合性荣誉证书、奖状等。“专门档案”指市本级各组织机构及其下属事业单位和临时机构在从事职能工作中所形成的各类业务档案，包括纸质档案和与之相对应的电子档案、业务数据等。

第二十一条  本规定中的“收藏”收集模式是指经档案馆与档案所有者双方协商同意，档案所有者将档案移交档案馆永久保管，其产权仍归档案所有者。“捐赠”收集模式是指档案所有者无偿向档案馆捐献档案，其产权属国家所有，档案馆根据捐赠者意愿为其永久保管。“备份”收集模式是指档案所有者将档案的仿真件、复制件在档案馆进行登记认证和永久保管，其备份档案的产权属国家所有。“代存”是指档案所有者将档案按双方协商的保管年限，由档案馆代为保管，其产权仍属档案所有者，保管期满后档案馆与档案所有者就档案是否继续代存或移出、销毁等事项须再次进行商定。

第二十二条  本规定所述的档案所有者是指形成档案的机关、团体、企事业单位或其他组织和个人，以及虽非档案形成单位但实际拥有档案者。

第二十三条  本规定根据馆藏档案的变动进行补充和调整。

第二十四条  本规定自公布之日起执行。