各乡镇、街道，市直各部门和单位：

为贯彻落实国家档案局第8号令和虞政办发〔2012〕294号文件精神，市档案局按要求开展了2012年度文书档案归档文件目录报送工作。截止到7月31日，全市297家立档及考核单位中，除15家单位未报送外，282家单位按时进行了报送，报送率达95%。从报送情况看，绝大多数单位比较重视，将其作为提升本系统、本单位档案管理水平的重要契机，进一步促进了文书档案的完整归档和统一保管。市交通局、市财政局等单位分别召开会议，组织新任档案管理人员进行业务培训，指导下属事业单位开展工作，真正做到责任落实，任务明确，进度清晰，较好地完成了归档文件目录报送工作。

但通过对归档文件目录的审核，发现仍有部分单位未能正确界定文件材料归档范围和准确划分档案保管期限，存在必报的归档文件目录内容报送不全、目录编制不规范等问题。主要体现在：一是文件材料收集不够全面，未能准确反映本单位主要职能活动情况。已报送的282家单位中有43家单位的归档文件必报目录不全，46家单位的归档文件目录报送不规范，部分单位除5种必报目录外，其他目录报送的较少。二是保管期限划分不够准确，未能全面体现归档文件材料的历史价值。如有些单位对文件材料未进行鉴定，只设一种保管期限；有的单位将本应永久保管的归档文件划分为30年，而将保管期限为定期的归档文件划分为永久。三是归档文件目录制作不够规范，不便于档案检索利用。如有些单位随意改动归档文件目录格式，未按标准书写，归档目录日期一栏中同一单位同一页面既有全码编制也有其它格式编制；有些单位擅自增加和减少内容，归档目录中责任者、日期、页数等应填写栏目内容空缺的问题较为突出。四是档案业务规范执行不到位，业务建设明显滞后。有少数单位仍采用传统立卷方法进行档案整理，保管期限划分仍采用长期、短期，没有按照有关档案业务新标准进行操作。

上述问题的存在，既有档案人员未能熟悉和掌握档案业务知识、档案管理制度执行不力，也有个别单位对档案工作重视不够、主管部门审核把关不严等原因。希望有关单位正视存在问题，进一步改进和完善档案立卷归档制度。归档文件目录未报送的15家单位、需补报的43家单位和业务操作不规范的46家单位，必须在8月31日前做好整改工作。逾期未整改的，市档案局将作为档案行政执法对象，进行档案行政执法。问题严重的单位将按照《中华人民共和国档案法》有关规定进行处罚。同时，市档案局将把2012年度文件材料完整归档情况列为今年行政执法重点检查内容，请各单位对照本单位档案分类编号、归档范围及保管期限，认真做好2012年度各门类档案的归档情况自查工作。

附件：1、归档文件目录未报送单位

2、归档文件目录需补报单位

3、归档业务操作不规范单位

                                      二〇一三年八月十九日