各乡镇街道、区直部门和单位：

为进一步贯彻落实绍兴市上虞区财政局《关于转发<浙江省政府向社会力量购买服务指导目录（2016年度）>的通知》（虞财预〔2016〕2号）文件精神，加强和规范上虞区域内档案数字化处理工作，确保档案信息安全，特制订《档案数字化处理及服务成果质量验收管理办法》，请认真贯彻执行。

                            绍兴市上虞区档案局

                      二〇一七年五月十五日

档案数字化处理及服务成果质量验收管理办法

一、为加强和规范上虞区域内各乡镇街道、区直各部门、社会团体和企事业等单位（后面简称需求方）档案资料数字化处理服务管理，充分发挥档案服务机构（后面简称供应方）的人才和技术优势，确保档案信息安全，特制定本办法。

二、各档案服务机构必须以存史、资政、服务为宗旨，为区域内各单位提供优质高效的档案数字化处理服务。服务项目的采购管理按政府采购有关规定执行。

三、档案数字化处理主要内容包括：档案交接、档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、条目著录、数据挂接（含全文挂接，实现全文检索功能）、OCR识别、数据上传、索引建立、数据验收、数据提交、档案备份等工作。整个服务实施过程中需要的硬件设备及配套软件，一般由供应方自行提供，所用纸张、卷皮、装订线、打印机硒鼓等耗材也由供应方提供。

四、档案数字化处理工作流程。1.档案接收：点交点收。2.档案整理：案卷拆订/排序/修补。3.档案扫描：快速批量扫描文件、纠偏、去污。4.档案建标：对应扫描文件影像建立相关档案案卷/卷内目录数据库。5.数据校对：核对扫描影像及相应的数据库记录，修正错误数据（二校）。6.档案备份：光盘刻录，数据全备份。7.档案装订：将校对好的原件档案按要求装订还原。8.品质检查：抽查刻录好的光盘影像品质、数据库正确度、装订品质，准确率不得低于百分之九十五，超过比例需要重新校对检查或按需求方要求重新进行档案数字化处理服务成果采集。9.档案归还：将处理完成的档案原件以及光盘送交用户单位验收。10.档案保护：供应方在档案数字化处理中，应采取相应措施，避免档案原件的损毁。如出现档案原件的损毁，供应方应无条件及时完整修复。如无法完整修复，应设法提供复制件。双方应协商订立档案原件损毁处罚机制，告之双方人员，共同监督实施。

五、档案数字化处理服务要求。1.将需求方指定的档案数字化处理服务成果导入需求方档案系统的电子档案库。2.条目录入、影像扫描、制作成双层PDF文件、支持全文检索。3.档案数字化处理服务成果按档案全宗刻制光盘，光盘内容包括档案目录和档案原文，目录格式为MDB，档案原文格式为TIFF和PDF，光盘刻录两份，一份不压缩，一份压缩，压缩的生成MD5码，光盘阅读格式为通用阅读格式。4.著录要求：(1)根据档案种类要求，以《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》标准为依据，对档案内不同文件种类进行有关联性的表格设计，并经需求方确认；(2)根据档案原文、档案著录规则及著录格式标准，准确录入档案种类、档号、文件编号、文件题名、责任者、时间、附件等表项内容；(3)根据不同档案种类和载体要求，将纸制档案每份文件中需要扫描的稿本进行扫描处理，并与目录进行关联；(4)放纸端正，不压边，不漏扫、错扫，以确保电子影像在数量上、清晰度上与原始档案保持一致；(5)扫描文件采用精度为300dpi彩色扫描，24bit TIFF格式进行保存；(6)以年为单位打印登记备份档案的归档文件目录；（7）档案的前后处理；(8)档案的整理、检查、装订的处理程序，必须符合规范要求，需求方定期检查档案质量；(9)严格按照需求方要求对档案进行清点交接。

六、档案数字化处理质量标准。1.扫描、处理标准：（1）扫描图像必须与原图页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况；（2）分辨率：彩色二值扫描分辨率标准为300dpi，24位真彩色扫描分辨率标准为200dpi；（3）压缩格式：彩色二值扫描形成文件以CCITT4组方式压缩，24位真彩色扫描形成文件以JPEG方式压缩；（4）A4幅面档案扫描形成文件不得大于100K；其他幅面档案扫描形成文件在保证影像质量的前提下，尽量缩小文件占用空间；（5）存储格式：彩色二值扫描形成文件以TIFF（G4）格式存储，24位真彩色扫描形成文件以JPEG格式存储；（6）文件命名：扫描形成影像文件命名必须与条目档案号一一对应；（7）图像内容：扫描的页面居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完成；图像内容与书本面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象；（8）所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净（在放大百分之五十的情况下）；（9）图像整体倾斜不得超过1度；不得出现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部分倾斜的，以页面中标题纠正为准；（10）由于印刷质量或纸张质量等造成的页面上有零星的污点和反面倒映文字污点比较多，如果在页面视图下看不清楚，或该污点嵌在文本行中无法清除，可以不清除，但应尽量保证图像可读；（11）清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在锈斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米，并且指印和黑线不能覆盖或影响书本正文内容；（12）以彩色二值扫描为主，在档案原件不够清晰的情况下，可以采用24位真彩色扫描；（13）按上述扫描、处理标准，扫描图像的合格率必须达百分之百。2.档案案卷要求：（1）制订一整套档案接收、扫描、装卷、归还的解决方案；（2）严格执行原始档案的交接手续，使用《档案数字化交接登记表》；（3）按照扫描处理量明确交接周期和档案交接量；（4）制订完善的管理体系保证在施工过程中档案不损失、不丢失；（5）如果发现破损严重的档案，须立即报知需求方相关负责人；（6）装订档案应保证装订牢固，案卷整齐，卷内材料不松动、脱落，保持与原案卷一致；（7）按上述档案案卷要求，档案案卷还卷后的合格率必须达百分之百。3.条目著录标准：（1）条目著录在现有的绍兴市上虞区档案综合管理系统或其它需求方系统中，根据《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市档案馆档案条目著录标准》、《上虞档案馆数据抽检办法》以及相关行业标准与规范进行，按上述条目著录规范及相关行业标准，其条目著录准确率达百分之九十八以上；（2）条目与对应影像文件挂接正确率要求达到百分之百；（3）如发现录入信息存在有分歧的地方，必须与绍兴市上虞区档案局或其它需求方沟通确定；（4）数据挂接方式可通过绍兴市上虞区档案局现有的综合档案管理系统的相关功能实现逐条和批量挂接，对其它需求方按需方要求进行。若由于条目录入标准或扫描影像命名标准不符合系统要求导致不能进行数据挂接，由此产生费用和不良后果须供应方承担。

七、档案数字化处理服务成果检查。1.检查方法。需求方对供应方完成的档案数字化处理服务成果进行同步检查。供应方每完成伍仟页档案数字化处理服务成果后，由需求方对供应方数字化处理的成果进行数字化条目、数字化全文、档案还原和备份光盘等内容进行综合检查。2.检查标准。（1）档案条目：发现一处与档案原件不符或没有按《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》规定的格式录入，则该条目不合格；（2）扫描图像：每页扫描图像出现明显的黑线、指印、阴影或污点，则该页即为不合格；每页扫描图像出现倾斜度超过1度或图像内容没有居中，则该页即为不合格；每个pdf文件出现文件命名错误、缺页、错页、重页，则该pdf文件内的所有页面都为不合格；（3）还原档案：每卷（件）内文件材料有松动、顺序颠倒、缺页、封面破损等情况，则该案卷（件）为还原不合格案卷，须重新整理，并按顺序颠倒、缺页、破损量等值计算档案数字化处理服务成果不合格页面。

八、服务成果不合格处理规定。需求方按下列要求对服务成果进行检查验收，对不合格的服务成果需求方有权中止合同，供应方必须接受本条款并按需求方要求进行赔偿。1.需求方对供应方每次递交的伍仟页档案数字化处理服务成果进行同步检查，检查的质量标准为扫描图像合格率百分之百、档案案卷还原率百分之百、条目著录合格率百分之九十八（含）以上，如发现检查结果其服务成果合格率低于以上三项任一项的质量标准，需求方有权要求供应方对该次递交的伍仟页进行全部重新数字化处理；若经过需求方同步检查，其服务成果合格率连续三次不能同时达到本合同规定的扫描图像百分之百、档案案卷还原质量百分之百、条目著录百分之九十八（含）以上的数字化处理质量要求，则需求方有权中止执行合同，并根据已数字化处理数量折算赔偿比例（赔偿比例=已数字化处理数量/合同数字化处理总量），供应方按赔偿比例（赔偿金额=合同总价*赔偿比例）向需求方支付档案数字化处理服务赔偿金。2.供应方未能按本合同规定时间要求完成档案数字化处理服务，需求方有权按照合同规定时间日期中止合同，并向供应方要求赔偿，赔偿金可以按照合同总价的百分之百计算。

九、其它在档案数字化处理服务中需约定的事项。1.在档案数字化处理服务期间，供应方必须向需求方提供其工作人员名单及身份证复印件，遵守需求方的各项管理制度。供应方每遗失壹卷（件）档案，必须进行赔偿，赔偿金额可按合同价款的百分之五标准执行。2.按需求方提供的数字化处理区域，合理按排人员同时进行操作。3.由需求方配合组建服务场所局域网络。4.服务期间的工作时间由需求方和供应方协商确定。5.自项目验收之日起（不少于）十二个月内供应方对数据错误进行免费及时更改处理。6.供应方提供电子邮件技术支持服务，保证沟通渠道的畅通，并及时向需求方发布最新的技术文档和相关资料。7.其服务价格和合同价款、付款方式、付款时间等其它事项根据政府采购规范或双方协商谈判结果执行。8.供应方与需求方签订相应的保密合同，严格执行需求方的保密制度。凡发现泄密事件由供应方承担一切责任，并追究相应的法律责任。

十、档案资料数字化处理服务涉及技术业务的，由区档案局监督指导科负责解释、指导和协调。档案条目录入、数字化处理及数字化处理成果数据入库管理等工作由档案局信息管理科负责指导和协调。

十一、本办法自形成之日起生效，由绍兴市上虞区档案局负责解释。