各乡镇人民政府，街道办事处：

根据区委的统一部署，全区村和社区组织换届选举工作已全面铺开。为确保换届选举工作中档案资料齐全完整和安全保管，更好地服务基层民主政治建设和社会治理体系建设，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《浙江省村民委员会选举办法》等有关法律法规，结合我区实际，现就做好全区村和社区组织换届选举中的档案管理工作（下称换届选举档案管理）通知如下：

一、切实加强对档案管理工作的组织领导

档案是党和国家的宝贵财富。及时做好村（社区）组织换届选举中档案的收集、整理、归档和移交工作，维护村（社区）组织换届选举工作的真实历史面貌，对于促进村（社区）组织换届选举工作的顺利进行和换届后各项工作的有序开展，推动农村经济又好又快发展以及为今后工作的开展积累经验和提供参考依据，都具有重要的意义。全区各乡镇、街道行政村（社区）要本着“对历史负责、为现实服务，替未来着想”的责任感和使命感，把档案工作作为一项重要基础工作，纳入村（社区）组织换届选举工作之中，与换届选举工作一起布置、一起检查。各乡镇、街道在成立村（社区）组织换届选举工作机构时，要根据工作需要，结合实际设立档案管理小组，配备得力的工作人员，认真组织开展档案的收集、整理、归档和移交工作；各行政村（社区）也要进一步明确分管领导和具体工作人员，使档案工作有人抓、有人管。

二、确保村（社区）组织换届选举归档文件材料齐全完整

开展村（社区）组织档案清理。村（社区）组织换届选举前，各村（居）委会要对本村（社区）的室藏档案进行全面清点，做好档案数量统计，并按档案门类编制目录。原村（社区）“两委”工作人员要将本人在执行村（社）务活动中形成的属于归档范围的文件材料，及时、全部移交给档案人员进行整理归档。任何个人不得私自带走、留存、转移、销毁档案。

做好档案交接和管理。上一届村（社区）两委会要向新一届村（社区）两委会移交档案。鉴于新一届村（社区）两委会的产生和履职有个过程，为确保移交顺利进行，上一届村（社区）两委会在换届选举前应先封存村（社区）室藏档案，并将封存档案箱柜钥匙移交给乡镇(街道)换届选举工作领导小组或村（社区）组织换届选举工作指导组。档案封存的范围，主要指村（社区）的室藏档案，包括文书档案、会计档案、科技档案、特种载体档案，一般截止到换届选举前形成的全部档案。封存的档案应齐全完整，做到帐物相符，符合国家规定的档案整理标准，并填写《行政村（社区）档案封存移交表》一式三份（附件1），以存档备查。上一届村（社区）两委会主要领导、档案人员和乡镇（街道）换届选举工作领导小组或村（社区）组织换届选举工作指导组代表分别在封存移交表上签字。新一届村（社区）两委会应明确分管档案工作的领导，确定具体负责档案管理的人员，确保本村（社区）档案的完整、安全和有效利用。各乡镇（街道）要依法加强对行政村（社区）档案工作的监督和指导，不断巩固、完善和提高行政村（社区）档案工作水平。

建立完整的换届选举档案。与此同时，各村（社区）都要建立本次换届选举档案。凡是村 （社区）组织换届选举过程中直接形成的反映换届选举工作历史面貌，具有保存、查考和利用价值的文字、图表、照片、录音、录像、电子文件等文件材料，都在收集范围之内（文件材料归档范围及档案保管期限表见附件2）。要确保村 （社区）组织换届选举工作中形成的文件材料制作规范，收集齐全完整，并按时整理归档。换届选举档案由行政村（社区）纳入综合档案室统一保管。确无保管条件的行政村（社区），其相关档案可以移交乡镇（街道）集中管理。

三、强化换届选举档案管理的监督检查

各乡镇、街道要加大对村（社区）组织换届选举档案管理工作的指导力度，确保选举档案完整规范。区档案局将联合有关部门对村（社区）组织换届选举过程中档案管理情况进行检查，并将各乡镇、街道村（社区）换届选举中形成的文件材料归档情况作为2017年档案工作中必查内容。各乡镇、街道要加强对村（社区）组织换届选举档案的督查，确保村（社区）换届选举档案的规范完整。要严肃档案工作纪律，认真遵守档案管理的有关规定，坚决杜绝违反档案管理法律法规的行为。凡是在村（社区）公务活动以及换届选举中形成的具有查考和利用价值的文件材料，包括村（社区）两委会会议记录和涉及土地、财产、经营等方面的档案资料，任何单位和个人不得私自留存和拒绝移交。密封的选票在保管期内，未经上级主管部门批准，不得擅自开启。销毁档案前要按照有关规定办理销毁手续，未经批准不得擅自销毁。要严格按照《中华人民共和国档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等有关法律法规，对一切违反档案法律、法规的案件事件,包括涂改、损毁、丢失档案等行为，进行严肃处理，并追究相关人员责任。

请各乡镇、街道于5月15日前以纸质形式向区档案局监督指导科报送《行政村（社区）档案封存移交表》（附件1）， 联系人：金红，联系电话：82200707。

附件： 1、行政村（社区）档案封存移交表

2、村（社区）组织换届选举工作文件材料归档范围及档案保管期限表

 3、村（社区）组织换届选举档案封存情况汇总表

绍兴市上虞区村和社区组织换届选举工作领导小组办公室

绍兴市上虞区档案局

                                                                                                                                               2017年4月13日

附件1：

行政村（社区）档案封存移交表

本表一式三份，交接双方各存一份，报区档案局一份。
附件2：

村（社区）组织换届选举工作文件材料

归档范围及档案保管期限表

一、乡镇（街道）选举机构形成的村（社区）换届选举工作文件材料归档范围                

1.村（社区）有关选举工作的文件；（30年）

2.成立选举工作领导小组文件、工作成员名单，下派指导选举工作人员名单；（永久）

3.选举工作实施方案，部署选举时领导讲话；（永久）

4.试点工作材料选编；（30年）

5.培训选举工作骨干材料（培训内容、方案、参训人员）；（10年）

6.宣传提纲、宣传材料、宣传标语；（10年）

7.选举工作简报（社区）情况通报；（永久）

8.人民群众来信来访的登记（社区）处理结果；（30年）

9.统一的选举工作文书、表格、选民证、选票样式；（永久）

10.各村（社区）的正式候选人名单、选举工作报告单；（永久）

11.乡镇（街道）对候选人（初步人选）的审核、考察材料、批复；（永久）

12.选举工作统计表；（永久）

13.选举工作的预决算；（永久）

14.选举工作的检查验收与总结；（永久）

15.有关选举工作的照片、录音、录像、光盘；（永久）

16.选举工作的其他材料。（30年）

二、行政村（社区）形成的村（社区）组织换届选举文件材料归档范围

1.村（社区）组织换届选举工作方案、日程安排表；（永久）

2.村（社区）党组织、村（居）委会换届选举会议记录、村（社区）户主代表会议及村（居）民代表会议记录；（永久）

3.民主测评村（社区）财务任期审计结果报告；（永久）

4.村（社区）组织换届选举的有关请示及批复；（永久）

5.村（社区）党组织换届选举办法、选票及选举结果报告单、村（社区）党组织成员任免文件、村（社区）党组织成员情况登记表；（永久）

6.村（居）民选举委员会组成人员名单及推选情况材料、各次选举会议记录；（永久）

7.村（居）民选举委员会或村（居）民委员会发布的换届职数设置、任职条件等公示、选举公告；（永久）

8.选民登记花名册、村（社区）外出选民花名册；（永久）

9.初步候选人提名表、候选人资格审查表、候选人确定名单、候选人选票；（永久）

10.候选人承诺书、候选人竞选演说提纲；（30年）

11.流动票箱投票人员名单、无效票认定规则；（10年）

12.要求代写选票的选民名单及代写人名单；（10年）

13.投票须知、各类选票；（10年）

14.唱票、计票、监票等选举工作人员名单；（10年）

15.村（居）民代表花名册、村（居）民小组长花名册；（永久）

16.选举结果统计、选举报告单；（永久）

17.新当选的行政村（社区）组织成员名单、登记表；（永久）

18.村（居）务监督委员会选举办法、选票及选举结果报告单；（永久）

19. 村股份经济合作社董事会选举办法、选票及选举结果报告单；（永久）

20.村（社区）党组织、村（居）民委员会任期目标（社区）职责分工、村（居）务监督委员会职责分工、村股份经济合作社董事会职责分工；

21.村（社区）有关换届选举工作的文件、通知、批复等；（永久）

22.选举宣传提纲、宣传材料、宣传标语；（10年）

23.换届选举期间形成的各类简报；（永久）

24.换届选举有关数据统计表、工作总结；（永久）

25.有关选举工作的照片、录音、录像、光盘等特种载体文件材料；（永久）

26.其他有保存价值的文件材料。（30年）

附件3：

村（社区）组织换届选举档案封存情况汇总表

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