虞档〔2018〕4号

各乡镇、街道，区直各部门和单位：

现将《上虞区档案馆档案接收工作实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。

上虞区档案馆档案接收工作实施细则

第一章   总则

第一条  为加强和规范档案接收工作，确保进馆档案的质量和安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）、《纸质档案数字化规范》(DA/T31—2017)和《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》等有关法律法规及行业规范，特制定本细则。

第二条  本细则适用于上虞区档案馆，各乡镇街道、部门和单位综合档案室和各专业档案馆，企业和其他单位档案室可参照执行。

第三条  上虞区档案馆对列入进馆接收全宗单位的各门类、载体、期限的档案，按照《上虞市档案馆接收档案范围细则》规定，有计划地开展接收工作。

第四条  各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须依据国家有关规定和行业标准，及时整理归档并进行数字化扫描。

第二章  移交档案的整理

第五条  移交进馆的档案实体必须做到档号连贯，不缺件、不漏件，与移交目录一一对应。

第六条  档案文件应排列有序。

文书档案归档文件排序一般为正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

科技档案案卷内的科技文件排序一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列，一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前、来文在后。

第七条  文书档案归档章中的必备项即全宗号、年度、保管期限、件号，应按照档号编制要求编制，并书写规范，页数用阿拉伯数字标识，机构（问题）可作为选择项。归档章的式样及示例：

归档章式样（注：标有“*”号的为选择项）

    归档章示例一

    归档章示例二

第八条  文书档案的页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。科技档案应以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页，其中卷内目录、卷内备考表不编写页号。各页面页码位置应相对统一整齐。

第九条  文书档案、科技档案、会计档案均应编制备考表，将表上各项目填写完整，置于盒内全部文件之后。

第十条  档案文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后的文件平整，便于文件的保护和管理。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订（线头露出不应超过直角边长），文件较厚的，使用“三孔一线”装订，装订时要求“三孔成一线”，装订线应绷紧。

用于装订的材料，不能包含或产生可能损害文件的物质。可选择蜡线、缝纫线、浆糊等材料。禁止使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等材料进行装订，2016年之前的文书档案可使用包角。

第十一条  档案盒应采用无酸牛皮纸制作，要求纸质坚挺、具有良好的韧性与防水性，利于档案长期安全存放。

卷盒封面与脊背应书写规范、整洁美观，封面与脊背上的标签、贴纸做到高度一致，字迹清晰端正，字体大小相对统一。

第三章  移交档案的数字化

第十二条  移交进馆的档案必须进行数字化，并根据档案种类要求著录条目。

档案移交单位要依据《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》《绍兴市档案馆档案条目著录标准》《上虞区综合档案室电子目录数据库结构与交换格式》以及相关行业标准与规范，对档案内不同文件种类进行有关联性的表格设计，根据档案原文、档案著录规则及著录格式标准，准确录入档案种类、档号、文件编号、文件题名、责任者、时间、附件等表项内容，条目著录准确率必须达95%以上。

著录条目有一处与档案原件不符或没有按《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》规定格式录入的，则该条目即为不合格。

第十三条  根据不同档案种类和载体要求，将纸制档案每份文件中需要扫描的稿本进行扫描处理，并与目录进行关联。条目与对应影像文件挂接正确率要求达到100%。