各有关单位:

为贯彻省、市、区关于机构改革的有关文件精神,落实《中共海曙区委办公室海曙区人民政府办公室<关于做好全区机构改革中档案工作的意见>的通知》(海党办〔2018〕87号)文件要求,加强和规范全区机构改革中的档案管理工作,请各单位抓紧做好相关准备工作,将基本情况报送我局,现将有关事项通知如下:

一、做好文件清理、归档移交和集中统一管理工作,确保档案完整安全

一是组织开展单位各科室、各部门、各相关人员转隶前文件档案的清理移交工作,在人员转隶以前,各科室、各部门、各相关人员应对履职过程中形成的文件档案进行认真梳理、清点,编制目录后向单位综合档案室移交。

二是由原单位各科室、各部门保存的文书档案、业务档案、会计档案、科技档案和特种载体档案(照片、录音录像、印章、公务礼品等)须在机构改革前及时向综合档案室移交或报送档案目录。

三是提前做好2018年度档案的收集、整理、归档工作及全宗卷的补充完善工作。

二、做好单位各门类档案的清点核查工作

对本单位室藏各门类档案和保存在各科室各部门的档案进行一次大清点,要逐年逐卷逐件进行清点、核查、登记,把重复、漏编、遗失的档案标注出来,保证台账资料和单位各门类所有档案数量相符。外借档案资料原则上应全部收回,确因工作需要的,应办理续借手续并做好登记。

三、做好不需要归档文件资料和到期档案的清理、鉴定销毁工作