苍农办〔2010〕31号

关于印发《苍南县农办机关档案管理制度》的

通    知

各科室、中心：

    《苍南县农办机关档案管理制度》已经主任办公会议审定，现印发你们，请遵照执行。

二〇一〇年六月二十八日    

第一章、档案管理制度

    一、机关档案工作实行主任负责制，分管领导具体负责，建立以综合秘书科为主体，各科室密切配合，综合秘书科集中统一管理全办科室、中心等各种门类和载体的档案管理体制。

    二、综合秘书科配备适应工作需要的专职人员，各科室配备兼职人员，协作配合，各负其责，共同做好档案工作，并由各科室负责档案资料的收集、整理，交综合档案室立卷归档统一管理。

    三、坚持统收统发制度，严格按规范做好文书处理工作。凡有保存价值的各种档案资料，各科室收集齐全完善，并于次年3月底前完成立卷、归档，登记进入档案室。

    四、凡自身形成的各种文件资料，各科室公文办完后，应根据文书立卷归档规范及时将公文定稿正文及有关资料整理齐全交综合档案室统一立卷。个人不得保存应归档的文件资料。

    五、建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、销毁、利用等情况进行统计，定期向县档案馆移交档案。

    六、做好档案保密工作，严格保守国家秘密，不发生丢失、泄密事故。非档案管理人员未经许可不得随意进入档案室。

    七、做好档案的防火、防盗、防光、防鼠、防虫、防潮、防尘、防污染工作，力求做到“八防”要求，确保档案安全无损。

八、建立档案借阅制度，积极提供档案利用为机关工作服好务，对外提供档案利用须经综合秘书科科长同意。

第二章、整理归档制度

    一、凡反映本机关工作活动，且具有查考利用价值的各种门类和载体的档案材料，均属整理归档范围。

    二、坚持平时立卷归档制度，各科室均在次年3月底前将档案材料收集，整理交综合秘书科统一立卷归档保管。

    三、严格遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，分别整理立卷，以便保存和利用。

    四、分类排列符合规范，按照统一的分类大纲，分类排列，类别层次准确。文书档案按保管期限、年度，会计档案按年代、种类分类。

    五、组卷合理，保管期限划分准确，灵活运用组卷特征，以“件”为单位进行整理，并按照文件的不同价值进行组卷，按照档案保管期限表准确划定保管期限，制作的档案材料适合永久保存。

    六、卷内文件目录，案卷目录打印工整，编号准确，案卷标题简明扼要，并能确切反映案卷内容，案卷标题一般包括：件号、责任者、文号、题名四要素。

    七、案卷排列、编号及编目符合规范、装订整齐美观。

第三章、档案保管制度

    一、机关设置专用库房和柜架，集中保管全办档案，做到档案库房与档案办公、档案阅览三分开。

    二、库房坚固，并设有防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防鼠、防虫等设施。

    三、经常保持库内清洁卫生，柜架排列整齐、美观，做好温湿度测记，并采取相应保护措施，保证档案安全无损。

    四、定期检查档案保管现状，并做好记录，发现问题及时整改，对破损、褪变档案及时修补复制。

    五、库房内严禁吸烟，不得堆放与档案资料无关的用品。

    六、绘制档案管理示意图，以便查找利用，实现电子化管理档案。

    七、对声像档案严格按照《声像档案管理办法》的有关规定执行。

第四章、档案保密制度

    一、综合秘书科必须严格贯彻执行有关保密制度，档案管理人员应随时提高警惕，保证档案绝对安全，维护党和国家的秘密。

    二、未经许可，任何单位和个人不得对档案资料进行复制和拍照，更不得涂改、伪造、丢失或出卖档案资料，违者将严格按照《档案法》的有关规定从重处罚。

    三、在保管、利用、移交和销毁档案工作中，应严格按照有关规定和程序办理，做到手续齐备完整。

    四、不得将档案资料随意带离档案室，查阅档案资料由档案管理人员提供且只能在查阅室进行查阅。更不得谈论和泄露档案中的秘密。

    五、经常检查档案室的安全、保密设施，若有损坏或失效，应及时整改。档案人员离开档案室，应关锁好门窗，切断电源，确保档案安全、保密。

    六、未经许可，无关人员不得随意进入档案室。