玉人社〔2012〕94号

玉环县人力资源和社会保障局

关于《党政机关公文处理工作条例》执行过程中

有关事项的通知

各科室，下属各单位：

从2012年7月1日起，党政机关开始执行《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号，下称《条例》），《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月3日中共中央办公厅发布）和《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日国务院发布的）停止执行。《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》已经以资料汇编本形式下发各科室，请仔细对照，认真学习，严格执行新要求、新标准。现将《条例》执行过程中需要注意的有关事项通知如下：

一、公文种类方面

《条例》规定党政机关公文种类主要有15种，其中“通知”、“通报”、“报告”、“请示”、“函”、“纪要”等6个文种是我局对外正式行文的常用公文种类。下面着重就“通知”、“报告”、“请示”和“函”作主要说明：

按照《条例》规定，“通知”适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。所以，“通知”既可以平行，也可以下行。需要注意的是，我局主送有关单位的平行文可以使用“通知”，但不能在公文中出现指令性的事项和要求。

根据《条例》规定，“报告”和“请示”属上行文。一要注意两者都要使用上行文的格式，不能与下行文的格式混淆使用。二要注意两者适用范围不同，“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问，即对收文单位而言是阅件，无需答复；“请示”适用于向上级机关请求指示、批准，即对收文单位而言是办件，需要答复。故，如果本应用“请示”的文件错误地使用了“报告”，将对请示事项的解决造成不利影响。

根据《条例》规定，“函”是上行、平行、下行均可的文种。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。故，与不相隶属机关之间即使是请示批准事项也应使用“函”，而不应使用“请示”等其他文种。

二、公文格式方面

按照《条例》规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。《条例》删除了“主题词”，新增了“发文机关署名”。word电子版格式设置见附件1，公文版式详细说明及模板按照《党政机关公文格式》进行操作，模板图示见附件2。相关说明如下：

（一）密级和保密期限和份号

县级部门不能对文件定密，故，“密级和保密期限”和“份号”不出现在我局的文件中。

（二）发文机关标志

联合行文时，“发文机关标志”可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（三）发文字号

发文字号的年度括号应使用六角括号“〔〕”，序号不编虚位，不使用“（）”或“[]”等不规范年度括号。插入六角括号方法：“插入”→“符号…”→选择〔〕→插入。

2013年1月1日开始，我局机关代字作如下调整：

1.“玉人社”字号文件，用于上行文。统一标注为“玉人社〔20XX〕XX号”，发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

2.“玉人社发”字号文件，用于普发范围的下行文。即主送为“各科室、下属各单位”的公文。统一标注为“玉人社发〔20XX〕XX号”，居中编排，无需编排签发人。

3.“玉人社函”字号文件，主要用于平行文，特殊情况下用于部分或个别单位受文的下行文。统一标注为“玉人社函〔20XX〕XX号”，居中编排，无需编排签发人。

另外，正文中使用的发文字号也应使用规范标注方式。

（四）签发人

上行文应当标注签发人姓名。签发人右空一字，签发人人名用3号楷体标注。

（五）标题

标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题中的文种部分必须要与《条例》规定的15个文种一致，如：“玉环县人力资源和社会保障局2012年度XXX工作计划”应当规范为“玉环县人力资源和社会保障局关于印发2012年度XXX工作计划的通知”。联合行文时，应将联合行文机关标志按顺序排列，发文机关较多时，可以使用“XXXX、XXXX等XX单位关于XXXXXXX的通知”

《条例》没有对公文标题中标点符号作明确规定，一般认为公文标题中不使用标点符号，在特殊情形下，限用书名号“《》”（限用法规规章名称）、破折号“——”、分隔号“·”、顿号“、”、双引号“”等符号。

标题一般用2号小标宋体字。

（六）主送机关

主送机关相关规定见本文“三、行文规则方面”的阐述。《条例》规定，当发文机关标志较多、主送机关过多时，导致首页无法显示正文的情况下，主送机关应置于版记中，与抄送一同编排。

会议纪要在版记标注主送机关。

（七）附件说明和附件

国家标准规定：公文如有附件，必须有附件说明，即在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注顺序号（如“附件：1.XXX”）；附件名称后不加标点符号。

附件应在发文机关署名、成文日期的下一页并在版记之前编制，页码与正文连续编排，并用黑体在首行顶格标注“附件X”。如果附件是表格或其他图表形式，不应写作“附表”或“附”，也应当标注“附件”或“附件X”。

（八）发文机关署名、成文日期和印章

《条例》新增了“发文机关署名”，单一机关行文时，以成文日期为准，并置于其上一行。联合行文时，应将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。每行大致编排2-3个机关名称较为美观，可以保证印章之间互不相交或相切。首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。