朗读
各镇（街、区）、市机关各部门：
随着档案数字化工作的开展，档案数字化作为档案信息化和登记备份的基础性工作，得到各镇（街、区）、市机关各部门的普遍重视。一部分单位拟将档案外包给服务公司进行数字化加工，这些自行外包服务公司的单位，要切实采取有效措施，确保档案在数字化加工过程中的安全，以杜绝失泄密隐患的发生。现就有关事项通知如下：
一、标有密级且未经解密的涉密档案，不得交由服务公司整理、数字化。
二、将非涉密档案提供给服务公司进行整理、数字化时，必须采取以下安全保密措施，具备安全保密条件后，方可实施外包：
1．认真审核服务公司的背景情况，不得外包给有外资背景或外籍人员的公司。
2．与服务公司签订安全保密协议，规定其不得下载、留存、持有和使用档案室的任何档案信息，违者承担法律责任并予以严厉经济处罚。服务公司要对其聘用的工作人员进行身份审查和登记备案，与其签订保密协议。
3．档案由服务公司进行整理、数字化过程中，档案数字化加工单位必须在工作现场安装监控设备，并派人实行全过程监管。
4．档案数字化前，档案数字化加工单位必须将所有档案数字化设备和软件送市保密局、市档案局进行安全保密技术检测。数字化工作中使用的软件必须是正版软件。
5．档案数字化任务完成时，档案数字化加工单位必须与市保密局、市档案局共同检查服务公司所用设备中是否有信息留存，凡有信息留存的，必须清除信息并作安全技术处理。服务公司使用过的存储器应当全部退回档案数字化加工单位处理。
6．档案数字化加工单位须自备档案数字化场地，并封闭数字化设备的信息出口，防止信息外泄。
三、各镇（街、区）、市机关各部门委托服务公司进行信息管理系统设计、维护等档案信息化服务外包的，也应参照上述做法，严格安全保密措施，防止外包公司在服务过程中非法下载、留存、持有、使用任何档案信息。
四、各镇（街、区）、市机关各部门开始档案数字化外包时，要及时填写《档案数字化外包情况登记表》（见附件），报永康市档案局备案，以便业务监督指导和会同保密局进行专项安全保密检查。
五、对违反本通知规定，违规进行档案数字化和档案信息化服务外包的，除在一定范围内给予通报外，依法追究违规单位直接责任人员和相关领导的责任。
特此通知。
附件：档案数字化外包情况登记表
永康市档案局
