永安监〔2013〕49号

关于印发《永康市安监局数字档案室电子文件

归档与管理办法》等六项制度的通知

局属各办、科、队、站、中心：

为加强本局档案管理，确保数字档案信息安全有效、规范有序，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件管理暂行办法》等有关法律法规，结合本局实际，特制订《永康市安监局数字档案室电子文件归档与管理办法》、《永康市安监局数字档案室安全保密制度》、《永康市安监局数字档案室档案数据网上查询利用制度》、《永康市安监局数字档案室档案数据管理维护制度》、《永康市安监局数字档案室数字档案鉴定销毁制度》、《永康市安监局数字档案室档案数据网络和信息设备维护使用制度》等六项制度，现予印发，请认真遵照执行。

永康市安全生产监督管理局

2013年9月11日

永康市安监局数字档案室电子文件归档与管理办法

一、为适应档案信息化建设需要，规范本局电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本局实际，特制定本办法。

二、本办法所称电子文件是指本局在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的具有参考利用价值并以数码形式记录于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

三、按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的并需要归档保存的电子文件应由局综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。

四、各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职人员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。

五、为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。

六、归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、影像文件、声音文件等。

七、电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。

八、电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。

逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向综合档案室移交的过程。

物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向综合档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。