虞档[2011]55号

各乡镇、街道，市直各部门和单位：

为贯彻落实《档案法》和《浙江省实施<档案法>办法》，根据年度工作计划和虞档[2011]48号文件精神，市档案局于2011年9月 6日至28日，采取网络监管和现场执法相结合的方式，对全市各部门单位和乡镇街道进行了以归档范围的完善及执行情况、档案登记备份实施情况、政府投资项目档案管理情况、档案接收移交情况、数字档案室建设情况以及档案安全保管情况等为主要内容的行政执法检查，其中对17家单位进行了现场执法抽查。从检查情况看，各单位档案分类编号、归档范围及保管期限进一步完善，文件材料收集归档工作进一步规范；档案登记备份工作有序开展；政府投资项目档案管理进一步规范；数字档案室建设进展不断加快；档案安全保管条件不断改善。但也发现了不少问题。对存在问题较为严重的5家单位，市档案局依法发出了《档案执法监督检查通知书》，要求其限期整改。存在问题主要体现在以下几方面：

1.文件材料归档意识有待进一步提高。对全市各单位2010年归档的电子目录和现场执法情况来看，不少单位文件材料归档意识不强。主要表现在以下两方面：一是档案收集归档制度执行不严。专兼职档案人员没有按照完善后的归档范围进行文件材料的收集，公务活动中形成的各种门类和载体的文件材料收集不够齐全完整，导致本单位文件材料该归未归，存在档案违法隐患。二是对上一年度的文件材料没有及时归档。极个别单位甚至多年来的文件材料没有进行系统归档，由各职能科室各自保管。市残联和广电总台在限期整改期满后，至今仍未完成整改。

2.部分单位政府投资项目档案管理还有待规范。从这次对全市的政府投资项目档案管理情况的检查来看，仍有部分单位没有按照《上虞市重点建设项目档案管理登记实施办法》和《上虞市政府投资项目档案竣工验收实施办法》的有关规定进行管理，存在已开工建设的政府投资项目没有及时进行档案管理登记、已具备验收条件的政府投资项目没有进行档案专项验收等现象。

3.数字档案资源建设还不够丰富。从这次远程监管和现场抽查情况看，绝大部分单位已经开始数字档案室建设，电子目录数量不断增加，建设进度不断加快。但是数字档案资源还不够丰富，门类主要集中在文书档案，其他门类的数字档案资源从量上看还不够多。同时还存在录入格式不规范、差错率较高等问题。

4.少数单位档案安全保管意识不强。少数单位对档案安全保管重视程度不够，没有单独的档案用房，档案装具不规范，档案库房内杂物乱放，“八防”措施不到位，库房的安全检查不严格，档案的安全保管存在隐患。

通过这次档案行政执法检查，希望各单位进一步提高依法治档意识，健全档案管理网络，充分调动专兼职档案人员积极性，加强对公务活动中形成的各职能科室文件材料收集的力度，确保档案的集中统一保管；进一步规范政府投资项目档案管理，确保政府投资项目档案及时登记、依法验收和有效利用；进一步加快数字档案室建设步伐，不断丰富和完善数字档案资源；进一步改善档案保管条件，确保档案安全。

                                     二〇一一年十月三十一日

主题词：档案  行政执法  通报